Chức năng và nhiệm vụ của phòng tổ chức hành chính

Phòng Tổ chức - hành chính là Phòng chức năng thuộc bộ máy quản lý, điều hành của bất kỳ cơ quan nào. Bộ phận này không chỉ mang trọng trách tham mưu cho lãnh đạo về công tác nhân sự mà còn có trách nhiệm hoàn thành các nhiệm vụ lưu trữ, văn thư hành chính và quản lý tài sản cho cơ quan. Hãy cùng tham khảo chức năng và một số nhiệm vụ cơ bản của Phòng Tổ chức hành chính sau đây.

1. Chức năng phòng tổ chức hành chính

• Tham mưu và giúp lãnh đạo thực hiện công tác tổ chức, cán bộ
• Bảo vệ chính trị nội bộ
• Đảm nhiệm công tác hành chính – tổng hợp, văn thư - lưu trữ
• Phụ trách công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật
• Thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra, giám sát, pháp chế theo quy định hiện hành
• Quản lý công tác bảo vệ và tổ xe.

2. Nhiệm vụ phòng tổ chức hành chính

a. Về công tác tổ chức, nhân sự

• Xây dựng tổ chức bộ máy hoạt động của cơ quan theo quy định của Nhà nước, phù hợp với tình hình phát triển chung của doanh nghiệp
• Quy hoạch, phát triển đội ngũ cán bộ công nhân viên theo từng giai đoạn trung hạn, dài hạn. Sắp xếp, bố trí, tiếp nhận, điều động cán bộ, công nhân viên phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và quy mô phát triển của từng bộ phận.
• Làm đầu mối trong việc xây dựng các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị, phòng, ban.
• Quản lý, cập nhật, bổ sung hồ sơ, lý lịch và sổ Bảo hiểm xã hội của cán bộ, viên chức và hợp đồng lao động.
• Thực hiện chế độ chính sách cho cán bộ, công nhân viên như: nâng lương, chuyển xếp ngạch, nâng ngạch, nghỉ hưu, Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, độc hại, nghỉ ốm, thai sản và phụ cấp khác theo qui định của Nhà nước.
• Thống kê và báo cáo về công tác tổ chức nhân sự theo định kỳ và đột xuất.
• Thực hiện công tác bảo vệ chính trị nội bộ.

b. Công tác hành chính, tổng hợp

• Xây dựng chương trình, lập kế hoạch công tác của cơ quan theo từng giai đoạn: tháng, quý, năm.
• Thực hiện công tác hành chính, tổng hợp văn thư, lưu trữ, quản lý và sử dụng con dấu. Soạn thảo, ban hành văn bản thuộc các lĩnh vực tổ chức, nhân sự, hành chính, văn thư, lưu trữ. Chỉ đạo nghiệp vụ hành chính, văn thư lưu trữ đối với cán bộ làm công tác văn thư, văn phòng các đơn vị trực thuộc.
• Thẩm định thể thức văn bản của các đơn vị soạn thảo trước khi trình lãnh đạo ký.
• Điều hành và quản lý phương tiện đi lại phục vụ các hoạt động của cơ quan.

c. Công tác thi đua, khen thưởng

• Thực hiện và quản lý công tác thi đua, khen thưởng tập thể và cá nhân theo quy định hiện hành.
• Xây dựng kế hoạch, biện pháp để thực hiện tốt công tác thi đua, khen thưởng cho từng giai đoạn.

----------------------

Ngoài ra để hiểu nghề hành chính văn phòng một cách rõ nét nhất các bạn hãy tham khảo khóa học: "Nghiệp vụ hành chính - Văn phòng và Quản lý nhân sự từ A - Z"

Khóa học sẽ giúp bạn

• Nắm được toàn bộ các kiến thức về pháp luật thuế TNCN hiện hành và chính sách về lao động - tiền lương như: Quy định về giao kết hợp đồng lao động, nội dung và hình thức của HĐLĐ, thời gian thử việc, tiền lương trong thời gian thử việc, các quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động, trợ cấp thôi việc, mất việc làm hay những quy định về tiền lương, thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, cũng như các quy định về đối thoại tại nơi làm việc, thỏa ước lao động tập thể, đăng ký thang bảng lương, nội quy lao động...
• Nắm vững các kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính, các quy định về thể thức văn bản hành chính, kỹ thuật trình bày, bố cục của các văn bản hành chính, cũng như thành thạo các thao tác căn chỉnh, định dạng và trình bày các văn bản hành chính một cách chuyên nghiệp nhất.
• Biết cách xây dựng nội quy lao động, quy chế lương, thưởng trong doanh nghiệp và nắm rõ quy trình, các bước khai trình, lập báo cáo sử dụng lao động định kỳ, cách xây dựng, đăng ký thang bảng lương cũng như là thỏa ước lao động tập thể, đăng ký thỏa ước lao động tập thể. Bên cạnh đó, còn nắm được các thủ tục và cách lập hồ sơ xin Giấy phép lao động (Work permit) và Thẻ tạm trú (TRC) cho Lao động nước ngoài. Ngoài ra, còn có thể lập thành thạo bảng chấm công, bảng tính lương, BHXH, thuế TNCN và phiếu thanh toán lương tự động trên Excel.
• Hiểu về phần mềm kê khai bảo hiểm xã hội (KBHXH) và hệ thống nộp hồ sơ bảo hiểm điện tử của Bảo hiểm xã hội Việt Nam, cũng như hệ thống khai báo và nộp hồ sơ bảo hiểm xã hội IVAN. Thành thạo các nghiệp vụ liên quan đến BHXH-BHYT-BHTN như: Cấp thẻ BHYT hàng năm, báo tăng, giảm lao động, thanh toán ốm đau, thai sản, điều chỉnh mức đóng...