Trách nhiệm quản lý hồ sơ hành chính

Quản lý hồ sơ hành chính bao gồm việc sắp xếp, thiết kế và xem xét lại các văn bản, hồ sơ trong tổ chức. Quản lý hồ sơ hành chính một cách khoa học sẽ giúp tổ chức tiết kiệm được chi phí hành chính, giảm chi phí mua sắm thiết bị, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời và tăng thời gian và hiệu quả xử lý công việc. Vì vậy, hãy cùng tham khảo một số nguyên tắc cần thiết trong việc quản lý hồ sơ hành chính sau đây:

Đảm bảo tính đơn giản, dễ hiểu

Người quản lý nên có cách lưu trữ hồ sơ sao cho có thể nhanh chóng tiếp cận và tìm ra hồ sơ khi cẩn thiết, nếu không rất dễ xảy ra sự nhầm lẫn về những hồ sơ được yêu cầu và chậm trễ việc truy cập.

Hồ sơ có thể được quản lý, sắp xếp theo các tiêu chí sau

• Theo thứ tự thời gian
• Theo số văn bản
• Theo mức độ quan trọng của văn bản và mức độ quan trọng của tác giả
• Sắp xếp theo vần chữ cái

Hệ thống lưu trữ dễ vận hành là cơ sở để cơ quan, tổ chức linh động trong việc mở rộng và tiếp nhận một số lượng lớn hồ sơ khi cần thiết. 

Đảm bảo tính hệ thống

Hồ sơ tài liệu phải đảm bảo tính hệ thống, hệ thống dễ vận hành là hệ thống phản ánh được hình thức sắp xếp, tính chất và sự tác động lẫn nhau của hồ sơ. Hồ sơ tài liệu có thể được phân loại thành các hệ thống nhỏ sau: 

• Hồ sơ công việc (hồ sơ công vụ)
• Hồ sơ nguyên tắc
• Hồ sơ trình ký
• Hồ sơ nhân sự 

Hệ thống lưu trữ được cập nhật thường xuyên, đầy đủ

Hồ sơ hành chính có chu kỳ đời sống như sau:

• Tạo ra
• Giữ lại 
• Bảo quản 
• Duy trì cho đến khi chuyển sang lưu trữ dài hạn  
• Hủy bỏ  

Trước những phát sinh trong quá trình thực hiện công việc, nhạy bén trong việc cập nhật thường xuyên và đầy đủ thông tin là một trong những kỹ năng cần thiết của nhà quản lý.  

Hệ thống lưu trữ được đảm bảo tính an toàn

Nhà quản lý hồ sơ hành chính phải xem xét và đảm bảo tính an toàn cho hồ sơ tài liệu, hỏa hoạn và sự hư hỏng hồ sơ do bụi, chất bẩn và mất mát, tính an toàn của các hồ sơ mật.