Quản lý văn thư lưu trữ – Một công việc không thể thiếu trong mỗi Doanh nghiệp tuy nhiên, không phải trong bất kỳ Doanh nghiệp nào cũng có bộ phận này và hoạt động một cách hiệu quả theo đúng chức năng của công tác hành chính. Thực tế cho thấy rằng rất nhiều Doanh nghiệp gặp phải tình trạng không xây dựng được hệ thống quy trình chuẩn trong công tác quản lý, lưu trữ văn bản do đó luôn có những phát sinh vướng mắc xảy ra liên tục theo một vòng tròn luẩn quẩn không lối thoát.
Vậy, là một nhân viên hành chính văn phòng hay cụ thể hơn là nhân viên phụ trách mảng văn thư lưu trữ trong Doanh nghiệp bạn đã và đang hiểu đúng, vận hành tốt các yêu cầu của vị trí văn thư lưu trữ này chưa? Hôm nay, VNNP sẽ chia sẻ:
Bí kíp trong quản lý văn thư lưu trữ
Phân loại văn bản
Đây là một công tác cơ bản đầu tiên của một nhân viên hành chính văn phòng nhằm phân loại được các loại văn bản của Doanh nghiệp như: văn bản đến, văn bản đi là gì và nó bao gồm những thể loại văn bản gì. Tuy nhiên, nếu bạn là người chưa qua đào tạo về các nghiệp vụ văn thư thì nó sẽ lại trở thành vấn đề khó đối với bạn. Cách đơn giản nhất để bạn dễ nhớ là: đối với các văn bản do tổ chức, doanh nghiệp bạn phát hành thì được gọi chung là văn bản đi và ngược lại tất cả các văn bản tổ chức, doanh nghiệp bạn nhận được từ bên ngoài thì được gọi chung là văn bản đến.
Lựa chọn quy trình hợp lý
Đối với mỗi doanh nghiệp dù ít dù nhiều cũng sẽ có những quy định chung về vấn đề quản lý, lưu trữ văn bản hồ sơ vì thế, bạn hãy cố gắng thực hiện theo đúng quy trình đó và nếu có vấn đề gì vướng mắc phát sinh cũng hãy mạnh dạn đưa ra các sáng kiến góp phần hoàn thiện, chọn lựa được quy trình hợp lý nhất cho Doanh nghiệp mình bạn nhé. Lời khuyên đưa ra cho bạn là: với mỗi quy trình đều có sự mở đầu và kết thúc tức là theo quy trình khép kín và có câu nói rằng “ đầu xuôi thì đuôi lọt”. Vì thế, hãy cẩn trọng, tỉ mỉ từ công tác đầu tiên – Công tác nhận văn bản. Khi tiếp nhận bất kỳ văn bản nào (trong giờ hành chính, ngoài giờ hành chính hay các loại văn bản khác nhau như: bản fax, qua mạng, thư tay…) bạn cũng cần xác nhận rõ và đối chiếu chính xác địa chỉ người gửi – người nhận trước khi ký nhận chuyển các bộ phận liên quan thực hiện.
Sử dụng sổ ghi chép đúng mục đích
Sổ ghi chép quản lý các văn bản đến và đi của mỗi doanh nghiệp là không thể thiếu trong công tác văn thư lưu trữ vì vậy, bạn hãy tận dụng nó để ghi chép một cách chi tiết, rõ ràng các thông tin mà bạn đã nhận được. Lời khuyên cho bạn là ngoài những yếu tố mang tính chất bắt buộc như: ngày giờ phát, nhận văn bản, số đến – số đi, trích yếu nội dung, thông tin người nhận, ký nhận thì cột ghi chú là mục để bạn có thể trình bày cụ thể và rõ nét về thông tin văn bản bạn đã nhận được do đó, hãy tận dụng nó thật tốt chứ đừng quên mà bỏ qua nó nhé. Sẽ thật sự là rất hữu ích nếu nhỡ may bạn cần tìm đến một văn bản nào đó đã lâu mà sau khi xem cuốn sổ nhật ký này bạn thấy nó như vừa diễn ra gần đây thôi đúng không?
Dù ở vị trí công việc nào thì sự chuẩn chỉnh, quy củ và tỉ mỉ cũng luôn góp phần cho công việc của bạn hoạt động một cách rõ ràng, trơn tru và hiệu quả nhất. Chúc các bạn thành công!
