Tất cả khách đến cơ quan phải được chào đón với thái độ tôn trọng và lịch sự. Tuỳ theo điều kiện cụ thể, mỗi cơ quan có một quy tắc riêng về gặp rỡ, chào đón khách.
Quy tắc khi chào hỏi khách hàng.
Hãy đứng lên khi bạn gặp gỡ một ai đó
Điều này sẽ khiến bạn giành được sự thiện cảm của khách và tạo ra cảm giác tôn trọng khách. Nếu như bạn không đứng lên, mà vẫn tiếp tục ngồi để chào hỏi, có nghĩa bạn muốn gửi đến người đó một thông điệp rằng anh ta không đủ quan trọng khiến bạn phải rời bỏ công việc đang dở dang để tiếp chuyện với anh ta. Còn nếu trong trường hợp, vì một lý do khách quan nào đó mà bạn không thể đứng lên được (ví dụ như đang nghe điện thoại), hãy cúi chào nghĩa là bạn gửi đến khách một thông điệp là bạn đang bận và sẽ tiếp đón sau khi giải quyết xong.
- Yêu cầu cơ bản về tư thế đứng:
Nhìn thẳng: Thế đứng phải ngay ngắn, đầu, cổ, thân, mình và hai chân thẳng góc với mặt đất; Hai vai ngang bằng; Hai cánh tay và bàn tay thả lỏng theo hai phía thân người một cách tự nhiên; Mắt nhìn thẳng, nhìn được 4 hướng xung quanh; Miệng hơi mím; Vẻ mặt tươi cười.
Nhìn nghiêng: Cằm dưới hơi thóp lại, mắt nhìn thẳng phía trước. Ngực hơi ưỡn ra phía trước, bụng thon, nhìn toàn bộ hình thể phải nghiêm trang, đĩnh đạc.
-
Tập luyện tư thế đứng chính xác
Đứng giáp lưng vào tường, sau đó để gáy, vai, lưng… chân tiếp xúc với tường. Nếu tất cả các bộ phận trên đều chạm sát vào tường thì đó là tư thế đúng.
Đội sách trên đầu để luyện tập. Để sách trên đỉnh đầu không rơi xuống, tự nhiên làm cho cổ thẳng đứng, cằm co vào, phần trên thân thể vươn cao thẳng.
Thế đứng của nữ nhân viên phục vụ khách hàng:
Có hai cách đứng của nhân viên phục vụ khách hàng là nữ.
- Đứng hai chân thành hình chữ V - tức là đầu gối và gót chân khép vào với nhau, hai chân mở rộng với khoảng cách bằng hai nắm tay.
- Đứng thẳng, hai chân khép lại, hoặc để trọng tâm rơi vào một chân, còn chân kia vượt qua chân trước, hơi thả lỏng.
Khi đứng theo cách thứ hai, hai tay chắp lại để trước bụng.
Tư thế đồng đứng của nữ có đặc điểm nữ tính, cần phải biểu hiện sự ôn hoà, mềm mại, tinh tế, kín đáo, làm cho người ta có cảm giác đẹp nhẹ nhàng.
Phải nhớ kỹ: Khi đứng, 2 chân càng khép chặt càng tốt, và rộng nhất cũng không được vượt quá chiều ngang của hai vai. Khi mặc lễ phục hoặc tạp dề, thì không bao giờ hai chân tách rời nhau và song song với nhau, mà chân trước phải cách chân sau khoảng 5 phân và dồn trọng tâm vào một chân.
Thế đứng của nam nhân viên phục vụ khách hàng.
Khi đứng phục vụ khách hàng, tư thế của nam phải như sau: hai chân khép lại, cũng có thể hai chân choãi ra, khoảng cách giữa 2 chân bằng 1 bàn chân hoặc chiều rộng của vai, người không nghiêng ngả, nếu đứng lâu mỏi có thể đổi thế đứng chân trước, chân sau nhưng người vẫn phải thẳng, không được đổi chân trước sau quá nhiều lần hoặc chéo chân quá rộng. Khi đứng nếu tay không cầm gì thì chắp 2 tay ở phía trước, hoặc để sau lưng.
Thế đứng của nam nhân viên phục vụ phải thể hiện được sự mạnh khoẻ của người đàn ông, thể hiện sự cường tráng, uy phong, gây cho người ta một cảm giác “mạnh”.Tóm lại, tư thế đứng cần phải tự nhiên, đẹp, trang nhã. Khi đứng dù ở tư thế nào chỉ có chân và góc chân được thay đổi, còn người phải giữ cho được thẳng, vẻ mặt hướng lên trên.
Hãy mỉm cười
Sự biểu lộ trên gương mặt còn có ý nghĩa hơn lời nói rất nhiều. Hãy nhìn khách hàng và mọi người như thể là bạn rất vui mừng được gặp gỡ họ mà không chú ý tới những gì đang diễn ra trong đầu óc và suy nghĩ của bạn.
Người Trung Quốc có câu: “Nếu bạn không biết cười, thì đừng bao giờ kinh doanh”. Hãy luôn đặt nụ cười trên môi khi gặp gỡ và trò chuyện với khách hàng và đối tác
Hãy thể hiện sự giao tiếp bằng mắt
Hãy nhìn trực diện vào mắt người đối diện, như muốn nói với họ rằng bạn tập trung sự chú ý và quan tâm đến những gì họ nói. Nếu bạn nhìn sang hướng khác hay nhìn chằm chằm vào một nơi nào khác, bạn sẽ khiến họ nghĩ bạn đang mong chờ sự có mặt của một ai đó và như muốn chấm dứt nhanh chóng cuộc gặp gỡ này.
Chủ động giới thiệu bản thân
Ngay khi bạn tiếp cận một đối tượng mà trước đây bạn chưa từng quen biết biết, hoặc có ai đó tiếp cận bạn, hãy nói với họ bạn là ai. Đừng đứng im và yên lặng như thể ai đó có nhiệm vụ phải giới thiệu họ với bạn trước.
Kèm theo lời giới thiệu bản thân bạn tên là gì, bạn nên nói cho họ biết khi nào họ có thể cần đến bạn
Chào đón khách bằng các đại từ nhân xứng lịch thiệp như: Ngài, quý ông, quý bà, bằng tên họ kèm theo các chức danh, chức vụ...
Tự giới thiệu tên mình sau đó khéo léo hỏi tên khách (nếu là khách đến lần đầu,chưa biết quý danh). Ví dụ: Thưa ông tôi là Lan Anh, nhân viên lễ tân của công ty Phương Nam, rất hân hạnh được gặp ông, xin ông cho biết quý danh.
Sử dụng lời chào đón chuẩn mực như một mẫu chào khách. Ví dụ: "xin chào đón quý khách đã đến với công ty..." "tôi có thể giúp được gì cho ông (bà) ạ?.."
