Công tác hành chính được ví như “làm dâu trăm họ” với nhiều công việc thường xuyên và “việc không tên”. Nhiều người nhìn vào nhân viên hành chính nghĩ là “Sướng”. Thực tế thì những người hành chính có cái khổ riêng.Để đảm bảo doanh nghiệp vận hành ổn định, biết bao công việc không tên mà hành chính phải làm.
Khó khăn của nghề hành chính
- Xử lý nhiều công việc không tên cùng 1 lúc
- Không biết cách hoặc mất rất nhiều thời gian để soạn công văn, quyết định, hơp đồng…quản lý con dấu của công ty
- Cách lưu trữ, tra cứu thông tin nhanh nhất (phòng hành chính phải lưu trữ rất nhiều thông tin, văn bản liên quan tới các phòng ban trong công ty và khách hàng)
- Khó khăn trong việc tuyển dụng nhân sự: tìm đúng người cho đúng việc vào đúng thời điểm (nhất là hiện nay ứng viên rất nhiều nhưng năng lực và nhận thức thực tế công việc của ứng viên thì còn rất kém)
- Cầu nối giữa người lao động và nhà sử dụng lao động: kỹ năng quản lý, điều phối lao động làm việc hiệu quả tới mức tối đa và được hưởng chế độ phù hợp với công sức bỏ ra; đảm bảo doanh nghiệp luôn có nguồn nhân lực cốt lõi mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp
- Kỹ năng điều phối công việc giữa các phòng ban chuyên môn khác nhau, gắn kết tinh thần đoàn kết xây dựng
- Khó khăn trong việc quản lý nhân viên thực hiện đúng qui chế công ty: phát hiện và xử lý vi phạm kịp thời hợp tình hợp lý
- Trong doanh nghiệp, đa phần mọi người đều coi nhẹ, coi thường. Các phòng ban chuyên môn lúc nào họ cũng nghĩ rằng chỉ có phòng họ là làm việc, còn phòng hành chính thì được ngồi chơi, hễ họ yêu cầu đòi hỏi gì chưa kịp đáp ứng thì lại bị cho là lười làm, có mỗi thế mà cũng không làm xong…
Nếu ngày nào cũng chỉ làm từng ấy công việc thì không ái nói làm gì. Đằng này, thi thoảng lại có việc đột xuất, việc không tên, thậm chí việc không thuộc chuyên môn, vậy làm sao mà họ sướng được.
Công việc thường ngày của những người làm hành chính là vậy. Người ngoài cho rằng “Sao mà rắc rối thế”. Còn người trong ngành thì ai cũng thấu hiểu: Để mọi vấn đề của 1 doanh nghiệp diễn ra trôi chảy thì không hề đơn giản. Người làm hành chính cũng có nhiều kỷ niệm, vui buồn duyên nợ với nghề, đúc rút những bài học, kinh nghiệm thực tế cho mình.
Kiến thức cơ bản của nhân viên hành chính:
- Công tác lễ tân
- Công tác soạn thảo, lưu trữ
- Công tác tổ chức hội nghị, hội thảo
- Công tác giám sát vệ sinh, an toàn thực phẩm
- Công tác giám sát bảo vệ
- Giám sát bếp ăn, điều phối xe
- Lên lịch họp, tiếp nhận báo cáo
…
Một vài kỹ năng mềm bổ trợ
Kỹ năng giao tiếp ứng xử trong doanh nghiệp
Kỹ năng quản lý thời gian
Kỹ năng sắp xếp công việc khoa học hiệu quả
Kỹ năng ra quyết định
Kỹ năng kiềm chế cảm xúc
…..
Làm nghề nào thì mới thấu hiểu được cái sướng cái khổ của nghề đó. Vì vậy những ai đã và đang, sắp làm trong lĩnh vực hành chính, cần trau dồi thêm cho mình những kiến thức cơ bản về công việc cũng như các kỹ năng mềm bổ trợ cho công việc một cách hiệu quả hơn.
