Mọi người thường nghĩ công việc trợ lý của giám đốc sẽ vô cùng nhàn vì mọi công việc đều do giám đốc giải quyết. Nhưng thực sự công việc trợ lý cho giám đốc không hề đơn giản. Và với một người trợ lý cần có các yếu tố sau:
1. Khả năng thích ứng
Trợ lý làm việc trong một môi trường luôn luôn thay đổi. Sự thay đổi đó đòi hỏi một người phải có khả năng thích ứng môi trường nhanh, có khả năng quan sát để giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng. Bên cạnh đó việc làm trợ lý cho các sếp là việc đòi hỏi phải giải quyết các công việc mang tính chất nhanh chóng là điều hoàn toàn bình thường.. Để rèn luyện được điều đó, trươc hết người trợ lý phải luôn luôn có tâm thế vững vàng, sẵn sàng giải quyết mọi vấn đề bất cứ lúc nào.Vì thế khi nó xảy ra, không bị shock hay bị rơi vào cái gọi là “bẫy tâm lý tiêu cực”. Khi giải quyết bất cứ công việc gì người trợ lý cũng cần phải có phương án dự phòng, nhanh gọn, đó mới chính là một phong cách làm việc chuyên nghiệp.
2. Khả năng tổ chức
Trợ lý bao giờ cũng là người tổ chức rất tốt cả không gian và thời gian. Nơi làm việc, văn phòng, tài liệu bao giờ cũng cần được sắp xếp khoa học và gọn gàng. Hãy thử hình dung một tình huống khẩn cấp mà tài liệu bạn cần lại lẫn lộn trong một đống hồ sơ ngổn ngang trên mặt bàn. Rất có thể là bạn sẽ làm mất thời gian giải quyết một tình huống khẩn cấp chỉ vì sự thiếu ngăn nắp của bản thân. Ngoài ra khi các tài liệu cần duyệt được chuyển đến sếp hãy note bằng các giấy màu và để theo thứ tự sắp xếp, sếp sẽ dễ dàng hơn. VD: bạn có thể để tài liệu cần gấp lên trên và giấy note màu đỏ, rồi đến màu vàng là cần nhưng chưa gấp, và xanh là có thể chờ.
Người trợ lý cũng là người biết sắp xếp thời gian và phân loại các công việc theo thứ tự quan trọng. Nếu không phân bổ được thời gian thì công việc của người trợ lý sẽ vô cùng hỗn độn và không đạt hiệu quả mong muốn
3. Khả năng chủ động dự đoán nhu cầu
Trợ lý là người hỗ trợ, nên sự tinh ý và chu đáo là hết sức cần thiết. Khả năng chủ động dự đoán nhu cầu chính là thể hiện của sự tinh ý và chu đáo đó. Khi người trợ lý hiểu được và đáp ứng những nhu cầu sắp phát sinh, họ có thể khiến những người xung quanh hài lòng hơn kỳ vọng.
4. Kỹ năng giao tiếp
Với kỹ năng giao tiếp tốt người trợ lý sẽ tạo được các mối quan hệ tốt với khách hàng, đồng nghiệp. Bên cạnh đó, người trợ lý chính là bộ mặt của công ty nên cần phải có kỹ năng giao tiếp tốt. Kỹ năng này được thể hiện qua khả năng nghe, khả năng thấu hiểu, khả năng nắm bắt tâm lý đối phương, khả năng thuyết phục và đàm phán.
5. Kỹ năng chăm sóc khách hàng
Chăm sóc khách hàng cũng chính là một trong những kỹ năng mà trợ lý cần hướng tới. Khi tiếp khách cùng sếp có thể cung cấp cho sếp các thông tin nhanh về khách hàng đó bạn sẽ chiếm được thiện cảm của khách hàng.
6. Làm việc nhóm
Không ai có thể thành công một mình, nên làm việc nhóm là một trong những kỹ năng tối quan trọng để thành công. Trợ lý là người được coi là “dưới một người mà trên vạn người”, chắc hẳn sẽ không tránh khỏi sự xa cách giữa các thành viên còn lại trong nhóm. Điều cần làm là phải hết sức nỗ lực cũng như hỗ trợ các thành viên tích cực nhất để họ hoàn thành công việc của mình.
7. Khả năng đánh giá và ra quyết định độc lập
Khi các sếp không có mặt tất nhiên trợ lý sẽ là người tham mưu cho BGĐ thậm chí sẽ quyết định một số công việc đặc biệt là các công việc phát sinh. Do vậy người trợ lý cần có khả năng ra quyết định một cách độc lập, đánh giá vấn đề nhanh và phản ứng một cách hiệu quả nhất.
