Làm thư ký, trợ lý cần tránh những lỗi cơ bản
Là một thư ký, trợ lý bạn cần trang bị cho mình những kỹ năng cần thiết để giải quyết các công việc một cách suôn sẻ. Không chỉ vậy không ai là hoàn hảo cả, bạn có thể mắc sai lầm khi làm việc nhưng có những lỗi cơ bản mà bạn không được phép mắc.
1. Không thừa nhận sai lầm của mình
Chắc chắn ai cũng sai lầm nhưng việc ngang bướng và cố tình không thừa nhận sai lầm của mình thì thực sự là một vấn đề lớn đấy. Có thể có cảm giác không thoải mái nhưng bạn nên thẳng thắn thừa nhận sai lầm của mình. Nếu bạn thừa nhận lỗi của bạn ngay từ đầu, hãy làm những gì bạn cần làm chỉ là để giải quyết nó, và học hỏi kinh nghiệm, bạn sẽ được coi là một người chuyên nghiệp và có trách nhiệm.
2. Tiết lộ thông tin bảo mật
Là thư ký, bạn thường làm việc với các thông tin nhạy cảm, chẳng hạn như hợp đồng kinh doanh, hồ sơ tài chính và biên bản các cuộc họp riêng. Do vậy bạn cần chú ý tính bảo mật và không được phép tiết lộ các thông tin. Nếu để lộ cách thông tin thì công ty của bạn phải chịu cách thiệt hại và chính bản thân bạn cũng phải mất việc ngay.
3. Không ghi chép thông tin
Một khía cạnh quan trọng trong công việc trợ lý của bạn là thực công việc của bạn một cách chính xác, cụ thể hơn là ghi nhận thông tin chính xác. Khi bạn tham dự các cuộc họp, khi bạn đang được hướng dẫn, hoặc khi bạn bận rộn với một cú điện thoại, bạn đều cần phải ghi chép, để bạn không bỏ lỡ bất kỳ chi tiết quan trọng nào. Bạn hoàn toàn không thể nhớ được hết các chi tiết, các nội dung cuộc họp nên bạn cần phải chú ý ghi chép lại thông tin nhé!.
4. Kỹ năng giao tiếp kém
Bạn cần chú ý bạn đại diện cho các sếp cũng như là hình ảnh đại diện cho công ty nên đòi hỏi cần phải có những kỹ năng giao tiếp tốt:
Thân thiện, dễ tiếp cận và lịch thiệp.
Hãy kết nối bằng ánh mắt khi bạn nói chuyện
Nói rõ ràng, đặc biệt là qua điện thoại.
Giữ văn bản của bạn không có lỗi chính tả và ngữ pháp.
Trả lời thông tin liên lạc kịp thời,nhanh chóng.
Nếu bạn không thể giao tiếp hiệu quả, tất nhiên bạn sẽ không thể giữ một công việc thư ký lâu dài.
5. Không cập nhất các kỹ năng mới
Bạn đang trong vai trò của một người quản lý bạn cần chú ý phải cập nhật những kỹ năng mới, những điều mới là điều hoàn toàn dễ hiểu. Mặc dù bạn có thể nghĩ rằng bạn có tất cả các kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc hiện tại của mình một cách hiệu quả và hiệu quả nhất có thể, luôn có một điều mới mẻ bạn có thể học để giúp bạn đóng góp tốt hơn, tăng khả năng thăng tiến hơn.
Chúc các bạn thành công!
