Ngày nay, việc sử dụng các ứng dụng của internet vào công việc không còn là xa lạ đối với mỗi người và đặc biệt hơn là đối với nhân viên văn phòng. Một trong số đó là email – Công cụ liên lạc không thể thiếu trong bất kỳ doanh nghiệp nào. Vậy, bạn đã thật sự hiểu rõ và tự tin sử dụng công cụ này để liên lạc một cách hiệu quả, chuyên nghiệp chưa?
Mẹo nhỏ giúp bạn sử dụng Email hiệu quả hơn.
Không nên thường xuyên thay đổi địa chỉ email
Có thể do nhu cầu công việc hoặc do bất kỳ lý do nào đó dẫn tới bạn thường xuyên phải thay đổi địa chỉ email để phù hợp hơn. Tuy nhiên, đã gọi là công cụ liên lạc trao đổi và đặc biệt là trong công việc với đối tác thì bạn không nên thay đổi thường xuyên địa chỉ email đó mà thay vào đó hãy lựa chọn nhà cung cấp tin tưởng như: gmail, yahoo…để tạo được địa chỉ email sử dụng lâu dài.
Hãy lựa chọn số tài khoản email chính thức hợp lý
Ngày nay, việc đăng ký các tài khoản email quá dễ dàng vì vậy, nhiều người có thói quen nếu tài khoản nào lâu lâu không sử dụng thì sẽ bỏ ngay và sẵn sàng lập tài khoản mới. Điều này sẽ không có vấn đề gì nếu chẳng may vì lập quá nhiều email mà việc nhớ email nào là chính thức hay mật khẩu các email luôn làm bạn bị “loạn lên” và tiêu tốn nhiều thời gian của bản thân. Do đó, chỉ nên dừng lại ở con số 2 tài khoản là được.
Hạn chế việc cung cấp email ra ngoài
Vấn đề bùng nổ của internet kéo theo sự phát triển không ngừng của các loại hình dịch vụ quảng cáo vì thế, nếu địa chỉ email của bạn trở nên phổ biến thì việc nhận hàng trăm, hàng ngàn thư mỗi ngày sẽ là điều luôn luôn xảy ra và bạn sẽ cảm thấy mệt mỏi vì những điều đó. Do đó, nếu không là yêu cầu bắt buộc để phục vụ cho công việc thì hãy lựa chọn các email tạm thời thôi nhé.
Hiểu rõ tính năng CC và BCC trong email
Nói một cách đơn giản: CC và BCC là công cụ giúp bạn đồng gửi một email tới nhiều email khác tuy nhiên, với CC thì người nhận sẽ biết được tất cả các địa chỉ email được nhận còn với BCC thì người nhận chỉ biết được cá nhân họ được nhận mà thôi. Vì vậy, bạn cần cân nhắc kỹ và lựa chọn phù hợp trước khi gửi email CC hay BCC.
Hãy lựa chọn chủ đề thư ngắn gọn, xúc tích và rõ ràng
Mỗi thư gửi đi có thể có một hoặc nhiều nội dung cần trình bày tuy nhiên, bạn cần tóm lược được nội dung chính của thư và trình bày một cách rõ nét chủ đề để người nhận hiểu được vấn đề và cập nhật thông tin một cách sớm nhất có thể.
Trên đây là một vài “Quy tắc vàng” trong quá trình sử dụng email
Rất hy vọng chia sẻ này sẽ giúp ích cho công việc của bạn được tốt hơn.
Chúc các bạn thành công
