Thư ký nên chú ý những điểm sau khi chọn phòng họp
Là người thân cận với các sếp chắc chắn người trợ lý phải chuẩn bị rất nhiều công việc cho cuộc họp. Một điều tưởng chừng đơn giản nhưng nó góp phần tạo nên thành công của buổi họp đó là cách chọn phòng họp. Cần chú ý những điều sau:
1. Hãy kiểm tra phòng họp ít nhất trước khi buổi họp diễn ra để đảm bảo không gian bố trí đúng, thoải mái và người tham dự cuộc họp dễ tìm đường.2. Kiểm tra để đảm bảo ghế ngồi phải thoải mái, đặc biệt là nếu cuộc họp/ sự kiện diễn ra cả ngày.
3. Kiểm tra các vấn đề tầm nhìn. Đảm bảo đủ ánh sáng cũng như máy chiếu không có vấn đề cho việc trình chiếu các tài liệu
4. Với những cuộc họp dài cần có teabreak hoặc ăn trưa ở nơi có ánh sáng tự nhiên.
5. Cân nhắc và lựa chọn cách bài trí trong phòng họp. Cách bài trí phải phù hợp với tính chất của cuộc họp.
6. Những người tham dự cuộc họp là ai? Nếu đó là một cuộc họp hội đồng quản trị hoặc họp với khách hàng cao cấp thì cần phải lựa chọn những phòng họp có chất lượng tốt
7. Địa điểm mà bạn chọn có dễ tìm hay không? Chỗ đậu xe có thuận tiện hay không? Hãy đảm bảo địa điểm họp đầy đủ các thông tin, địa chỉ chính xác thậm chí có hướng dẫn chỗ đậu xe.
8. Trong cuộc họp cần sử dụng những thiết bị gì, ví dụ như loa,micro, máy chiếu, bảng viết… Nếu có, hãy đảm bảo những thiết bị đó được trang bị đầy đủ và hoạt động tốt, thậm chí kiểm tra cả ổ cắm và độ dài dây nối.
9. Có cần các vật dụng văn phòng phẩm như giấy bút, kẹp tài liệu, túi đựng hồ sơ… cho người tham dự hay không? Nếu có hãy kiểm tra và chuẩn bị sẵn..
10. Đối với các cuộc họp nhỏ thì việc có biển chỉ dẫn là điều cần thiết để những người tham dự không băn khoăn khi tìm địa điểm họp. Nếu bạn cũng tham dự cuộc họp thì nên sắp xếp một đồng nghiệp để đón tiếp và hướng dẫn cho khách hàng đi tới phòng họp. Nếu bạn không tham gia cuộc họp đó thì phải chắc chắn những người tham dự biết vị trí phòng họp, hoặc tốt nhất là có người hướng dẫn cùng một bảng chỉ dẫn phù hợp.
11. Kiểm tra xem ai là người hỗ trợ kỹ thuật cho sự kiện, nếu bạn không tham dự sự kiện thì chuyển thông tin liên lạc của người này cho chủ tọa hoặc người phụ trách tổ chức để có thể tiện liên hệ ngay khi có vấn đề xảy ra.
Chúc bạn thành công!
