Khu vực lễ tân là điểm tiếp xúc đầu tiên giữa khách và cơ quan, là nơi sẽ tạo ra ấn tượng đầu tiên thường rất sâu đậm cho khách. Ngày nay các cơ quan thường rất quan tâm đến vấn đề trang bị vật dụng cần thiết cho công tác tiếp khách.
Có thể kể ra các trang thiết bị chủ yếu sau:
- Bàn ghế tiếp khách, để khách ngồi đợi.
- Sổ đăng ký khách đến liên hệ công tác.
- Điện thoại.
- Tủ đựng đồ uống.
- Sơ đồ của cơ quan.
- Danh bạ điện thoại nội bộ cơ quan.
- Máy tính (nếu cần thiết).
- Hoa, chậu cây cảnh, tranh...
Yêu cầu sắp xếp:
- Khu vực lễ tân phải được bố trí ở nơi ra vào chính của cơ quan để khách ra vào dễ thấy, dễ tìm.
- Quầy lễ tân cần được đặt ở vị trí tiền sảnh của công ty, nơi khách hàng dễ dàng nhận thấy nhất khi bước vào.
- Một không gian khoáng đãng với vài chiếc ghế ngồi và vài tờ báo sẽ làm khách thoải mái khi phải chờ đợi.
- Bên cạnh đó, một phông nền đẹp với logo và slogan của công ty được đặt phía sau quầy lễ tân sẽ tạo cảm giác sang trọng và chuyên nghiệp.
- Một chiếc bàn lễ tân bít kín sẽ khiến người lễ tân trông gò bó và thụ động trong công tác tiếp xúc, giao tiếp và giúp đỡ khách.
- Quầy lễ tân nên có khoảng trống đễ lễ tân dễ dàng di chuyển.
- Khu vực lễ tân cần phải được dọn dẹp sạch sẽ hàng ngày, không có nước và thức ăn rơi vãi. Mọi hoạt động cá nhân như ăn uống, soi gương, tám chuyện…không bao giờ diễn ra ở đây.
- Hồ sơ và các vật dụng văn phòng cần được sắp xếp ngăn nắp, gọn gàng.
- Một chậu hoa xinh xắn hoặc một vài cây cảnh nho nhỏ sẽ làm không gian thêm xanh và tươi mới hơn.
- Trên quầy lễ tân cần có card visit của công ty, một vài tờ quảng cáo, thông tin về công ty cho những khách hàng mới tiếp xúc lần đầu.
- Đồng thời nên dự trữ khăn giấy, một vài chiếc áo mưa, nước uống để chăm sóc khách chu đáo khi vượt qua cơn mưa đến công ty hay ra về trong khi trời mưa.
- Một chiếc đồng hồ lớn dặt ở khu vực này cũng không kém phần quan trọng.
Khu vực tiếp khách
- Quạt máy, cây xanh và những vật trang trí từ nước đóng vai trò khá quan trọng ở đây.
- Ở khu vực tiếp khách người ta thường đặt hồ cá. Những con cá nhỏ, linh hoạt, tạo năng lượng tích cực, rất phù hợp với các công ty thương mại. Trong khi những con to, bơi chậm chạp tạo cảm giác an bình lại thích hợp cho các bệnh viện hay phòng mạch.
- Nhưng tùy thuộc vào diện tích của công ty mà lựa chọn bàn lễ tân thích hợp.
- Nếu không gian nhỏ nhắn thì những chiếc bàn hình chữ nhật sẽ tiết kiệm diện tích. Ngược lại, những chiếc bàn hình lưỡi liềm hoặc ovan tuy hơi tốn diện tích lại tạo cảm giác sang trọng và bề thế.
- Cùng với trang bị của khu vực lễ tân là vấn đề trang bị của nhân viên lễ tân.
- Nhiều cơ quan đã trang bị đồng phục và đeo phù hiệu.
- Diện mạo bề ngoài của nhân viên lễ tân phản ảnh hình ảnh của doanh nghiệp và mức độ các dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp nên nhân viên lễ tân cần ăn mặc sạch sẽ, gọn gàng, lịch sự để tạo ra ấn tượng tốt với khách hàng.
