Như ở phần một đã đề cập tới 5 nguyên tắc trong kỹ năng sử dụng email văn phòng tiếp đến phần 2 này VNNP sẽ cung cấp các nguyên tắc còn lại để giúp các bạn tự tin hơn khi sử dụng email trong văn phòng
Hãy cân nhắc khi đính kèm file với nội dung lớn
Ngày nay, để gửi thông tin cho người khác bạn có thể sử dụng rất nhiều công cụ khác nhau như qua mạng xã hội, chia sẻ dữ liệu trực tuyến…vì thế, khi gửi các file đính kèm với nội dung khá lớn bạn nên chọn hình thức chia sẻ trực tuyến sẽ tiện ích hơn nhiều là qua email. Ví dụ: chia sẻ qua các link của các web chia sẻ, tải lên các trang như: youtube, MediaFire…Và hãy nhớ là với các file đính kèm trong email chỉ nên dừng lại ở 10MB thôi nhé.
Cẩn thận với các email lạ
Hàng ngày bạn có thể sẽ bị nhận khá nhiều các email với rất nhiều nội dung lạ và trong đó có chứa các link hay file đính kèm tuy nhiên, nếu không thật sự chắc chắn về các nội dung trong thư bạn cũng cần cân nhắc trước khi mở nó vì hiện nay con đường lây truyền virus qua thư điện tử là rất phổ biến và nhanh nhạy.Sử dụng email văn phòng doanh nghiệp thì yêu cầu bảo mật thông tin rất cao. Do đó, email của bạn sẽ rất dễ bị virus khi bạn chưa biết cách sử dụng thông minh
Nên tránh viết email khi tâm trạng không tốt
Có thể nói tâm trạng của con người ảnh hưởng rất lớn tới hành vi vì thế, nếu giả sử khi bạn đang trong tâm trạng tức giận hay khó chịu điều gì đó thì việc viết email vào lúc này sẽ rất dễ bị bạn đưa luôn những cảm xúc này vào trong thư. Và điều gì sẽ xảy ra nếu khi bình tĩnh lại bạn cảm thấy nuối tiêc hay hối hận về những gì mình đã gửi? Hãy thật thận trọng với điều này nhé
Thu về email chưa hoàn chỉnh
Trong quá trình soạn và gửi email sẽ có lúc bạn gặp phải các trường hợp email chưa được soạn thảo hoàn chỉnh hoặc chưa đính kèm file nhưng lại đã ấn lệnh gửi đi. Vậy, làm thế nào để bạn có thể thu về email lỗi này và thay bằng email hoàn chỉnh mới để gửi tới người nhận. Hãy thiết lập theo các bước sau:
Đầu tiên bạn vào phần setting bên trên phía phải email sau đó click để xổ các mục xuống => chọn cài đặt => tìm đến mục HOÀN TÁC THU click chọn bật chế độ và thiết lập chế độ …giây => kéo xuống cuối chọn save changes. Vậy là bạn đã hoàn thành quá trình thiết lập hoàn tác thư để điều chỉnh lại thư và tránh được các lỗi không mong muốn trước khi gửi thư tới người nhận rồi.
Với những nguyên tắc sử dụng email văn phòng trong phần 1 và 2 mà VNNP đã chia sẻ hi vọng sẽ đem lại nhiều điều bổ ích cho các bạn.
Chúc các bạn thành công
