Nhân viên lễ tân là một trong những người có tầm ảnh hưởng quan trong đến sự phát triển của một tổ chức, họ được xem như người đầu tiên của doanh nghiệp, trực tiếp tương tác với khách hàng và thiết lập hình ảnh công ty trong mắt khách hàng từ đó. Đằng sau nụ cười rạng rỡ ấy, nhân viên lễ tân có một nhiệm vụ vô cùng quan trọng đó là đại diện hỉnh ảnh công ty, tạo ra bầu không khí thoải mái vui vẻ cho mọi người xung quanh đặc biệt là khách hàng..
Vậy đâu là yếu tố cơ bản để trở thành một nhân viên lễ tân nổi bật:
Luôn nở tươi những nụ cười trên môi
Bộ phận lễ tân là bộ mặt của công ty. Hãy luôn giữ nụ cười trên môi khi nói chuyện với khách hàng, nghe điện thoại hoặc với đối tác khi họ có việc phải đến công ty, công ty của bạn.
Tạo ấn tượng từ cái nhìn đầu tiên:
Kỹ năng giao tiếp trực diện và trả lời điện thoại là một trong những yếu tố quan trọng hàng đầu trong nghi thức đón tiếp, cũng như đáp ứng các yêu cầu của khách hàng. Có thể nói rằng Lễ tân là người đại diện cho công ty “trực tiếp gây ấn tượng nđầu tiên” với khách hàg. Như vậy để trở thành một người lễ tân, điều đầu tiên là bạn phải nhận ra khách hàng ngay khi họ bước vào công ty, tương tác bằng mắt với họ ngay sau đó và có thể gọi tên họ một cách thân thiện nếu bạn biết tên người ấy.
Giọng nói:
Khách hàng gọi đến công ty bạn sẽ nhận ra sự nhiệt tình thông qua giọng nói của bạn, điều đó có thể giúp bạn xây dựng lòng tin nơi khách hàng cho tổ chức của bạn trong những giây đầu tiên khi bắt đầu cuộc nói chuyện. 10s đầu, bạn hãy điều chỉnh giọng nói của mình cao hơn một chút, người nghe sẽ cảm nhận được sự niềm nở và thân thiện của bạn.
Đàm phán với khách hàng khó tính:
Hãy tự hào và vui vẻ đón nhận nếu có người chia sẻ với bạn sự bất mãn hoặc sự không hài lòng của họ về một điều gì đó. Sự quan tâm của bạn sẽ ngụ ý với khách hàng rằng bạn rất muốn làm gì đó để giúp đỡ họ. Trong trường hợp này bạn cần phải thể hiện sự lắng nghe, biểu lộ sự đồng cảm, và tốt hơn nữa là ghi chép lại tình hình, sau đó đảm bảo với vị khách khó tính này rằng bạn sẽ chuyển trường hợp của họ cho người có thẩm quyền giải quyết. Cuối cùng bạn nên thể hiện sự cảm kích về những chia sẽ của họ, giúp họ an tâm bằng cách theo dõi và trả lời họ sớm nhất có thể.
Luôn lắng nghe và chia sẻ
Một nhiệm vụ quan trọng của nhân viên lễ tân là chuyển các cuộc điện thoại đến những bộ phận khác trong công ty và lắng nghe những yêu cầu cũng như giao dịch của khách hàng thông qua điện thoại vì thế để công việc được tiến hành một cách nhanh chóng nhân viên lễ tân cần có các số điện thoại của sếp, đồng nghiệp, các đối tác, khách hàng … ngay bên mình để khi cần là có ngay (Sắp xếp chúng theo thứ tự mà bạn cảm thấy dễ tìm nhất). Đồng thời biết cách ứng phó với các yêu cầu phát sinh khó có thể giải quyết một cách nhanh chóng và luôn bày tỏ thái độ lắng nghe, chia sẻ với khách hàng để họ luôn cảm thấy hài lòng …có như thế công việc của bạn mới có thể diễn ra một cách trôi chảy và thành công.
Luôn phải lịch sự và nhã nhặn
Đây là một yếu tố hết sức cần thiết đối với nhân viên lễ tân. Khi bạn có cách ứng xử lịch sự, nhã nhặn với tất cả mọi người bất kể ngoại hình, trình độ hay địa vị, bằng cấp của người đó là gì như thế công việc của bạn sẽ trở nên tốt đẹp.
Luôn nhanh nhẹn và nhiệt tình trong mọi việc
Bạn làm ở vị trí lễ tân nên khi một khách hàng hay đối tác đến thăm, bạn sẽ là người họ gặp đầu tiên. Ngay lập tức hãy đứng lên mỉm cười, chào họ và hỏi xem họ cần giúp gì. Nhiệt tình thăm hỏi, xả giao…như thế sẽ tạo được những thiện cảm ngay từ những ban đầu điều đó sẽ giúp ích cho sự thành công của bạn rất nhiều.
Luôn chia sẻ tận tình
Là một nhân viên tiếp tân, bạn nên nắm rõ mọi vị trí trong công ty (vị trí các phòng, phòng hội nghị, các phòng ban có liên quan, …) cũng như khu vực xung quanh (đường đi, nhà hàng, công ty, …) để hướng dẫn tận tình khi khách hàng quan tâm và cần sự giúp đỡ.
Luôn rạng ngời trước mắt mọi người
Một lễ tân chuyên nghiệp thì phải luôn gọn gàng, sạch sẽ, chỉnh tề đó là những gì một nhân viên lễ tân cần hướng tới trong trang phục. Lễ tân có thể mặc áo complete (đồng phục riêng của từng công ty, công ty); có thể là những chiếc áo bà ba ngọt ngào, đằm thắm; có thể là những bộ veston (đối với nhân viên nam lễ tân), và cũng có thể là những chiếc váy màu xinh xắn (phù hợp hơn với công việc lễ tân của công ty thời trang); hay đẹp nhất là hình ảnh của nhân viên lễ tân tự tin trong chiếc áo dài dân tộc.
Công việc lễ tân tưởng chừng như đơn giản nhưng đằng sau những điều đơn giản ấy là sự cố gắng hết mình để có thể đáp ứng tốt những yêu cầu của công việc. Luôn nỗ lực phấn đấu thì sự thành công sẽ sớm đến với bạn thôi!
