Back To Top

Banner top

 

Meo-quan-ly-ho-so-tai-lieu-cho-nguoi-lam-hanh-chinh-van-phongĐối với người làm hành chính văn phòng việc sắp xếp, quản lý và lưu trữ các hồ sơ là điều hết sức quan trọng. Vậy sắp xếp, lưu trữ ra sao cho khoa học nhất? Hãy cùng theo dõi vài mẹo sau đây giúp những người làm hành chính văn phòng quản lý tài liệu, hồ sơ 1 cách khoa học nhất nhé!

 

 

 

 

1. Chọn tủ hồ sơ hành chính văn phòng

Đừng nghĩ việc lưu trữ hồ sơ trong những file hay tủ nhỏ cho tiết kiệm mà như thế chắc chắn bạn không hề tiết kiệm bằng việc bạn sử dụng tủ lớn đâu. Nên:

-     Dùng tủ hồ sơ có nhiều ngăn: Với tủ có nhiều ngăn sẽ phù hợp với kích thước của các loại hồ sơ khác nhau. Mỗi ngăn bạn sẽ có thể dán giấy bên ngoài phân chia theo từng loại hồ sơ để dễ dàng quản lý và tìm kiếm hơn.

-     Dùng tủ hồ sơ treo trên tường: Trong văn phòng có không gian nhỏ, chúng ta nên dùng tủ hồ sơ treo trên tường. Loại tủ này vừa tiết kiệm không gian, giá thành không quá đắt mà có thể giải quyết được khá nhiều hồ sơ khi bạn cần lưu trữ mà không gian quá hẹp.

-     Sử dụng những mẩu giấy ghi chú: Giấy note là loại giấy không được phép thiếu đối với những người làm hành chính văn phòng. Mỗi loại giấy có kích thước và màu sắc khác nhau, bạn có thể dùng cho từng loại hồ sơ hoặc những ghi chú khác nhau.

       2. Phân loại hồ sơ

Nếu như bạn cứ để chồng chất, lẫn lộn các loại hồ sơ mà không phân loại thì việc lẫn, thất lạc hoặc không tìm thấy hồ sơ là điều dễ dàng gặp phải. Bạn cần phải phân loại ngay từng loại hồ sơ:

-      Phân loại theo chủ đề: Nếu cùng 1 loại hồ sơ bạn cũng nên phân chia theo từng chủ đề chi tiết để dễ quản lý và tìm kiếm: báo cáo, quảng cáo, kế hoạch…

-      Phân loại theo cụm: Trong cùng một loại chủ đề nên chia nhỏ hồ sơ theo từng cụm ví dụ như: cụm quý 1, cụm quý 2, cụm quý 3, cụm 4.

-      Phân loại theo nhóm: Trong cùng một cụm hồ sơ nên chia nhỏ ra theo từng nhóm ví dụ như: nhóm quý 1, nhóm quý 2, nhóm quý 3, nhóm quý

3. Sắp xếp hồ sơ

Sắp xếp hồ sơ khoa học sẽ giúp bạn tìm kiếm khi cần một cách nhanh chóng, tiết kiệm thời gian. Nên sắp xếp theo cách như sau:

-     Sắp xếp theo thời gian: Bạn có thể sử dụng giấy ghi chú ở ngoài về thời gian diễn ra, sắp xếp theo thứ tự từ trước đến sau để có thể tìm kiếm một cách nhanh nhất.

-     Sắp xếp theo mẫu tự: Sắp xếp dựa theo thứ tự mẫu tự (A,B,C…) của hồ sơ.

-     Sắp xếp theo tính chất: Sắp xếp dựa theo tính chất của hồ sơ: hồ sơ chưa giải quyết, giải quyết xong, phản hồi…

4. Lập danh mục hồ sơ

Danh mục hồ sơ là bản liệt kê một cách hệ thống hồ sơ của đơn vị. Nhờ vào danh mục này mà chúng ta có thể sắp xếp, quản lý và tra cứu hồ sơ nhanh chóng.

-     Tạo một danh mục cụ thể, chính xác: Bạn nên tạo một danh mục cụ thể và đưa sơ đồ đó vào máy tính. Khi cần tìm bạn có thể tra nhanh trên máy tính và biết được hồ sơ đó nằm ở tủ tài liệu nào, ngăn số mấy.

-     Danh mục hồ sơ phải được cập nhật thường xuyên: Không phải đưa danh mục xong là xong mà bạn cần phải đối chiếu, cập nhật thường xuyên khi có sự bổ sung những hồ sơ mới.

5. Lưu trữ hồ sơ

Hồ sơ phải được lưu trữ vào một vị trí nhất định để khi cần truy cập sẽ nhanh chóng. Hãy làm 1 hồ sơ về vị trí các hồ sơ để bạn có thể tra cứ và tìm một cách nhanh nhất khi cần.

-     Dùng bút chì đánh số ở góc phải các hồ sơ lưu trữ.

-     Bên ngoài tập lưu trữ có nhãn về loại hồ sơ, số thứ tự

-     Vào bảng tính Excel để lập số lưu trữ hồ sơ, có chú thích bên cạnh, dùng chức năng siêu liên kết (Hyperlink) để liên kết với tập tin hình ảnh cần lưu. Như vậy khi cần xem lại hồ sơ chúng ta chỉ cần nhấp vào số lưu trữ hồ sơ có đặt chức năng siêu liên kết.

-     Nên lưu tập hồ sơ vào đĩa CD-ROM. Nếu máy vi tính trong văn phòng có được một ổ CD-Read and Write thì tốt.

Bạn thấy đấy, công việc hành chính văn phòng tưởng như rất đơn giản nhưng thực ra vô cùng khó khăn, vất vả và cũng nhiều công việc đòi hỏi sự tỷ mỉ. Khi bạn làm việc cẩn thận, khoa học thì công việc hành chính của bạn luôn thuận lợi và diễn ra nhanh chóng. Chúc bạn thành công!

 Tìm kiếm: Hành chính nhân sự

Tham khảo hành chính nhân sự

TẠI SAO NÊN HỌC QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH - NHÂN SỰ CHUYÊN NGHIỆP NGAY HÔM NAY?

TẠI SAO NÊN HỌC QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH - NHÂN SỰ CHUYÊN NGHIỆP NGAY HÔM NAY?

Hành chính – Nhân sự trong một doanh nghiệp thường là vấn đề được chú trọng nhất, nhưng cũng là công việc quản lý khó nhất, khiến các chủ doanh...

Xem tiếp

Bí quyết trị nhân viên cứng đầu

Bí quyết trị nhân viên cứng đầu

Có lẽ một trong những công việc khó khăn nhất của người quản lý là đối phó đối với nhân viên cứng đầu. Là một người  sếp mới bạn đang...

Xem tiếp

Làm thế nào để sáng tạo trong công việc?

Làm thế nào để sáng tạo trong công việc?

Bất kỳ người sếp nào cũng không chỉ muốn nhân viên của mình là một người làm việc chăm chỉ, nghe lời và thực thi răm rắp các công việc...

Xem tiếp

Muốn tăng lương phải làm sao?

Muốn tăng lương phải làm sao?

Bạn đã làm việc thật tốt và thấy mình xứng đáng với việc được tăng lương. Hãy can đảm lên. Chuẩn bị thật tốt với những lời đề nghị khéo...

Xem tiếp

Giải pháp và chiến lược phát triển nguồn nhân lực

Giải pháp và chiến lược phát triển nguồn nhân lực

Để phát triển, doanh nghiệp cần có trong tay kết quả phân tích hiện trạng nguồn nhân lực và có chiến lược phát triển nguồn nhân lực lâu dài và...

Xem tiếp

Đánh lừa ứng viên khi đi phỏng vấn

Đánh lừa ứng viên khi đi phỏng vấn

Tất cả các ứng viên tham gia đều phải trả lời các câu hỏi của người phỏng vấn, tuy nhiên có những người rất thành công, có người lại phải...

Xem tiếp

Phương pháp đào tạo nhân sự trong doanh nghiệp

Phương pháp đào tạo nhân sự trong doanh nghiệp

Đào tạo nhân sự trong DN là một khâu vô cùng quan trọng. Với công tác này, các Dn có thể đào tạo nâng cao năng lực chuyên môn cho...

Xem tiếp

Những sai lầm trong quản lý nhân sự tại doanh nghiệp

Những sai lầm trong quản lý nhân sự tại doanh nghiệp

Sử dụng nguồn lực con người - tài sản vô giá của doanh nghiệp - một cách phù hợp với chiến lược và sự phát triển của công ty đang...

Xem tiếp

Kỹ năng trả lời phỏng vấn

Kỹ năng trả lời phỏng vấn

Muốn thành công trong cuộc phỏng vấn, bạn không chỉ phải trang bị kiến thức đầy đủ mà kỹ năng trả lời phỏng vấn cũng rất quan trọng. Trên thực...

Xem tiếp

Những câu hỏi sáng giá cho nhà tuyển dụng nhân sự

Những câu hỏi sáng giá cho nhà tuyển dụng nhân sự

Bất cứ công ty nào, doanh nghiệp hay đơn vị nào cũng mong muốn tìm được những ứng viên sáng giá và đủ năng lực cho vị trí mà họ...

Xem tiếp

Công việc hành chính văn phòng – Nghề “làm dâu trăm họ”

Công việc hành chính văn phòng – Nghề “làm dâu trăm họ”

Hầu hết mọi người đều nghĩ công việc hành chính văn phòng là 1 nghề đơn giản, nhàn hạ. Hàng ngày đến cơ quan, làm việc 8h theo quy định...

Xem tiếp

Nhiệm vụ và chức năng các phòng ban trong công ty

Nhiệm vụ và chức năng các phòng ban trong công ty

Với mỗi doanh nghiệp phụ thuộc vào mô hình khác nhau sẽ có những phòng ban khác nhau. Tuy nhiên, về cơ bản các doanh nghiệp đều có những phong...

Xem tiếp

Các tiêu chí đánh giá nhân viên

Các tiêu chí đánh giá nhân viên

Với mỗi công ty, việc đánh giá kết quả công việc hàng tháng, quý, năm không bao giờ bỏ sót việc đánh giá nhân viên theo hiệu quả công việc...

Xem tiếp

Chức năng và nhiệm vụ của phòng tổ chức hành chính

Chức năng và nhiệm vụ của phòng tổ chức hành chính

Phòng Tổ chức - hành chính là Phòng chức năng thuộc bộ máy quản lý, điều hành của bất kỳ cơ quan nào. Bộ phận này không chỉ mang trọng...

Xem tiếp

Doanh nghiệp cần tuyển thêm nhân sự khi nào

Doanh nghiệp cần tuyển thêm nhân sự khi nào

Để hoàn thành khối lượng công việc cần thiết, mỗi doanh nghiệp cần có cho mình những số lượng nhân viên nhất định. Làm thế nào để xác định được...

Xem tiếp

Chức năng của phòng hành chính

Chức năng của phòng hành chính

Với mỗi DN, phòng hành chính là bộ phận không thể thiếu. Tuy nhiên rất nhiều người thực sự vẫn chưa hiểu được hết những công việc nào thuộc chức...

Xem tiếp

Công việc của trưởng phòng hành chính

Công việc của trưởng phòng hành chính

Phòng hành chính là bộ phận có chức năng tham mưu cho Ban giám đốc khi cần ra các quyết định quan trọng. Đồng thời đây cũng là bộ phận...

Xem tiếp

Cơ hội và thách thức nghề hành chính văn phòng

Cơ hội và thách thức nghề hành chính văn phòng

Hành chính hiện này là ngành nghề mà bất cứ cơ quan, đơn vị nào cũng cần đến. Cơ hội cho ngành nghề này mở rộng hơn nhưng đi kèm...

Xem tiếp

Trách nhiệm quản lý hồ sơ hành chính

Trách nhiệm quản lý hồ sơ hành chính

Quản lý hồ sơ hành chính bao gồm việc sắp xếp, thiết kế và xem xét lại các văn bản, hồ sơ trong tổ chức. Quản lý hồ sơ hành...

Xem tiếp

Giải pháp phát triển nguồn nhân lực

Giải pháp phát triển nguồn nhân lực

Nhân lực là trung tâm phát triển của mỗi DN. Với nhân lực cần phải có những chính sách đầu tư và phát triển hợp lý. Tuy nhiên giải pháp...

Xem tiếp

Quản trị Nhân sự – giải pháp của mọi giải pháp

Quản trị Nhân sự – giải pháp của mọi giải pháp

Nghề nhân sự có rất nhiều cơ hội và thách thức cho những ai muốn trải nghiệm. Cùng VNNP tìm hiểu quản trị nhân sự hiện nay có cơ hội...

Xem tiếp

Tổng hợp kỹ năng quản lý nhân sự toàn diện | VNNP

Tổng hợp kỹ năng quản lý nhân sự toàn diện | VNNP

Làm sao để có kỹ năng quản lý giỏi? Quản lý nhân viên luôn là bài toán đau đầu khiến bất kỳ người làm nhân sự nào cũng loay hoay...

Xem tiếp

Công việc của nhân viên quản trị nhân sự

Công việc của nhân viên quản trị nhân sự

Phòng nhân sự là phòng ban rất quan trọng trong hệ thống các cơ quan, doanh nghiệp, nhiệm vụ của phòng nhân sự là quản lý, bao quát nhân sự...

Xem tiếp

Quy trình quản trị nhân sự dành cho lãnh đạo

Quy trình quản trị nhân sự dành cho lãnh đạo

Quản trị nhân sự sao cho hiệu quả luôn là bài toán khá phức tạp với mỗi doanh nghiệp. Với bài toán này đòi hỏi người lãnh đạo phải xây...

Xem tiếp

Những công việc của trưởng phòng nhân sự trong doanh nghiệp

Những công việc của trưởng phòng nhân sự trong doanh nghiệp

Trưởng phòng nhân sự là người có trách nhiệm điều phối toàn bộ công việc có liên quan đến nhân sự của mỗi doanh nghiệp. Nhưng có nhiều người vẫn...

Xem tiếp

Kỹ năng quản lý hồ sơ hành chính văn phòng

Kỹ năng quản lý hồ sơ hành chính văn phòng

Đối với mỗi cơ quan, tổ chức không chỉ lập hồ sơ mà việc quản lý hồ sơ cũng giữ một vai trò hết sức quan trọng, việc quản lý...

Xem tiếp

Công việc của nhân viên hành chính văn phòng

Công việc của nhân viên hành chính văn phòng

Có người cho rằng, công việc của nhân viên hành chính văn phòng đơn giản là ngồi bàn giấy với hồ sơ, sắp xếp và ghi chép. Trong tiềm thức...

Xem tiếp

Học hành chính văn phòng ra làm gì?

Học hành chính văn phòng ra làm gì?

Mọi người quan tâm học hành chính văn phòng ra làm gì?   Hành chính văn phòng là bộ phận không thể thiếu trong mỗi cơ quan doanh nghiệp, đây là...

Xem tiếp

Học nghề quản trị nhân sự ra làm gì?

Học nghề quản trị nhân sự ra làm gì?

Nguồn nhân lực đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của các doanh nghiệp hay tổ chức. Do đó việc quản trị tốt nhân sự để phục vụ phát...

Xem tiếp

Học hành chính nhân sự ở đâu tốt nhất?

Học hành chính nhân sự ở đâu tốt nhất?

Học hành chính nhân sự ở đâu tốt nhất? Với sự phát triển nhanh như hiện nay, có thể nói quản lý hành chính nhân sự đã và đang trở thành một...

Xem tiếp

Làm sao để giải quyết mâu thuẫn trong doanh nghiệp

Làm sao để giải quyết mâu thuẫn trong doanh nghiệp

Một thống kê của các nhà nghiên cứu Mỹ cho thấy, một nhà quản lý trung bình dùng 21% thời gian trong tuần để giải quyết các mâu thuẫn và...

Xem tiếp

Bí quyết của để trở thành nhà quản lý giỏi

Bí quyết của để trở thành nhà quản lý giỏi

Nhiều người xem vị trí quản lý như một mục tiêu nghề nghiệp, vị trí quản lý luôn là niềm mong mỏi của nhiều nhân viên công sở. Và dù...

Xem tiếp

Bạn sẽ quản lý nhân sự như thế nào?

Bạn sẽ quản lý nhân sự như thế nào?

Bạn là nhà quản lý? Bạn đang lựa chọn cho mình một phong cách quản lý hoàn hảo để áp dụng với tất cả các nhân viên của mình? Đừng...

Xem tiếp

Hành chính văn phòng và những khái niệm cơ bản

Hành chính văn phòng và những khái niệm cơ bản

1. Ngành hành chính văn phòng là gì? Hành chính văn phòng bao gồm những công việc hàng ngày như quản lý công tác lễ tân, khánh tiết, đưa đón và tiếp...

Xem tiếp

Cơ hội cho nghề quản trị nhân sự

Cơ hội cho nghề quản trị nhân sự

Thu hút và giữ chân những nhân viên có đủ tiêu chuẩn nhất và sắp xếp những công việc thích hợp nhất với họ là một điều hết sức quan trọng...

Xem tiếp

Mẹo quản lý hồ sơ, tài liệu cho người làm hành chính văn phòng

Mẹo quản lý hồ sơ, tài liệu cho người làm hành chính văn phòng

  Đối với người làm hành chính văn phòng việc sắp xếp, quản lý và lưu trữ các hồ sơ là điều hết sức quan trọng. Vậy sắp xếp, lưu trữ...

Xem tiếp

Ứng dụng 3 học thuyết vào quản lý nhân sự

Ứng dụng 3 học thuyết vào quản lý nhân sự

Có nhiều học thuyết của Khổng Tử… được ứng dụng vào đời sống thực tế. Bên cạnh đó có những học thuyết kinh điển của phương Tây cũng được áp...

Xem tiếp

Quản lý nhân sự - nghề “HOT” hiện nay

Quản lý nhân sự - nghề “HOT” hiện nay

Đối với mỗi doanh nghiệp, cũng như kế toán thì quản lý nhân sự chính là bộ phận không thể thiếu. Công việc của bộ phận nhân sự không chỉ nhiều mà...

Xem tiếp

Quản trị nhân sự - Doanh nghiệp nào cũng cần

Quản trị nhân sự - Doanh nghiệp nào cũng cần

Với sự phát triển nhanh như hiện nay, có thể nói quản trị nhân sự đã và đang trở thành 1 nghề HOT mà bất cứ ngành nào, lĩnh vực...

Xem tiếp

Lỗi dễ gặp của người quản trị nhân sự

Lỗi dễ gặp của người quản trị nhân sự

Quản trị nhân sự là nghề đòi hỏi không chỉ là kinh nghiệm mà còn là sự khéo léo, khả năng nhìn nhận và xử lý tình huống phát sinh tốt…...

Xem tiếp

Nghệ thuật quản lý nhân sự bạn cần biết

Nghệ thuật quản lý nhân sự bạn cần biết

Người ta thường ví người quản lý nhân sự là những người cần có nghệ thuật. Mỗi nhân viên có một tính cách khác nhau, do đó, người quản lý...

Xem tiếp

Bí quyết quản trị nhân sự tốt nhất

Bí quyết quản trị nhân sự tốt nhất

Quản trị nhân sự là bộ phận vô cùng quan trọng đối với bất cứ công ty nào dù mô hình to hay nhỏ. Tuy nhiên, việc quản trị nhân...

Xem tiếp

Cách quản lý nhân sự hiệu quả

Cách quản lý nhân sự hiệu quả

Mỗi doanh nghiệp đều có cách quản lý nhân sự khác nhau và phù hợp với văn hóa doanh nghiệp. VNNP Edu xin gửi đến học viên những cách quản...

Xem tiếp

Đào tạo quản trị nhân sự

Đào tạo quản trị nhân sự

Có thể nói, nhân lực chính là một trong những yếu tố quan trọng góp phần không nhỏ vào sự thành công của doanh nghiệp, một doanh nghiệp thành công...

Xem tiếp

Quản trị nhân sự và những điều cần chú ý

Quản trị nhân sự và những điều cần chú ý

Nguồn lực con người đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của các doanh nghiệp hay tổ chức. Do đó việc khai thác tốt nguồn lực này để phục...

Xem tiếp

Bí quyết cho ngành đào tạo quản lý nhân sự

Bí quyết cho ngành đào tạo quản lý nhân sự

Bí quyết cho ngành đào tạo quản lý nhân sự Giả sử một ngày nào đó, bạn mệt mỏi với chuyện kinh doanh và muốn nhường quyền điều hành, khi đó...

Xem tiếp

Liên hệ VNNP EDU