Nghề HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG có thực sự nhạt nhẽo như bạn nghĩ?
Công việc của dân văn phòng cả ngày ngồi quay cuồng trong đống giấy tờ, hồ sơ và làm công việc ngày nào cũng giống như ngày nào, nào là sắp xếp và ghi chép hàng ngày. Có thể nói đây là tất cả những gì người ta nghĩ về nghề hành chính văn phòng, một công việc có thể nói là nhàm chán và tẻ nhạt.
Các bạn sinh viên mới ra trường hiện nay luôn có suy nghĩ ra trường xin vào công việc hành chính cho nhàn thân, nhưng các bạn chưa thực sự hiểu được bản chất của nghề văn phòng là gì? Vôn nghĩ văn phòng làm việc với thời lượng 8 giờ trong một ngày và chỉ vật lộn với đống hồ sơ, sổ sách. Công việc ngày nào cũng như ngày nào có thể là rất nhàm chán. Thế nhưng khi bạn bước chân vào công việc, suy nghĩ của bạn không giống như việc bạn sẽ làm hành chính. Bạn luôn quay cuồng trong công việc không hề “nhạt nhẽo” như bạn từng nghĩ.
Bạn có suy nghĩ rằng công việc hành chính văn phòng chỉ luôn luôn xay quanh các vấn đề như lễ tân, quản lý văn thư lưu trữ, quản lý con dấu, công văn đến, công văn đi và các giấy tờ pháp có lẽ bạn đã nhầm. Vì bản chất của người làm hành chính văn phòng trong thời đại doanh nghiệp phát triển như hiện nay, nghề hành chính được ví như “ nghề làm dâu trăm họ”; có vô vàn công việc không tên xoay quanh, không chỉ ngồi văn phòng mát mẻ như chúng ta thường nghĩ, có lúc vật lộn với cái nắng gay gắt ngoài đường. Thậm chí còn phải làm thêm giờ để kịp tiến độ công việc .
Bên cạnh những công việc hàng ngày như quản lý và thực hiện việc đặt báo chí phục vụ nhu cầu của các phòng ban; chăm sóc sức khỏe cho cán bộ nhân viên, tổ chức khám sức khỏe định kỳ; quản lý công tác lễ tân, đưa đón và tiếp khách cho công ty; đảm bảo tốt cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện làm việc cho cán bộ; mua sắm trang thiết bị, văn phòng phẩm cho công ty… nhân viên hành chính văn phòng còn phải vật lộn với nhiệm vụ đối ngoại cho công ty; chỉ đạo, hướng dẫn và kiểm tra các đơn vị trực thuộc công ty trong phạm vui chức năng, nhiệm vụ của mình…
Do đó, trong mắt ban lãnh đạo, vài trò của nhân viên hành chính khá quan trọng vì không ai khác, chính họ là người tham mưu các vấn đề pháp lý cho lãnh đạo trong việc tổ chức chỉ đạo và thực hiện kinh doanh không phạm luật; xây dựng, quản lý chương trình, kế hoạch công tác của công ty của mình.
Dân hành chính văn phòng từ nhà quản trị cho đến đội ngũ nhân viên gần như phải thâu tóm, nắm bắt được tất cả mọi chuyện diễn ra trong công ty, đôi khi chính họ phải đứng ra giải quyết cả những vấn đề cá nhân không liên quan đến chuyên môn nghiệp vụ; dung hòa các mối quan hệ của nhân viên vì lợi ích của công ty. Vì vậy, ngoài năng lực, họ còn cần có tố chất nhiệt tình, năng động, biết cảm thông và vô số những kỹ năng “giắt lưng” khác để ứng biến khi cần.
Cùng với sự phát triển không ngừng của nền kinh tế hiện nay. Nhà tuyển dụng cũng sự khắt khe, đòi hỏi tính chuyên nghiệp của đội ngũ nhân viên. Các nhà tuyển dụng cũng đưa ra các tiêu chí khác so với trước đây. Họ đòi hỏi các ứng viên văn phòng phải đa năng, có nghĩa là có thể làm được nhiều việc như thư ký, văn thư, nhân sự, quan hệ đối ngoại, có kiến thức về kế toán, kinh doanh…
Không những là một cánh tay phải của nhà quản lý, mà còn phải có những kiến thức, kỹ năng thực tế để vận dụng được công việc một cách hiệu quả nhất, có ý tưởng sáng tạo, không quá khô khan, cứng nhắc.
