Bí quyết trở thành thư ký trợ lý giỏi và chuyên nghiệp

Trên thế giới, nghề thư ký trong các doanh nghiệp được coi trọng và có rất nhiều cơ hội thăng tiến. Hiện nay, tại Việt Nam chưa có 1 trường đại học, cao đẳng nào đào tạo bài bản về Nghề Thư ký – trợ lý. Nhưng trên thực tế, mỗi 1 chủ doanh nghiệp đều cần có 1 thư ký trợ lý để hỗ trợ công việc cho mình. Hàng năm có hàng ngàn công ty mới xuất điện, do đó nhu cầu tuyển dụng nhân sự cho vị trí Thư ký trợ lý là rất cao.

Trước đây, nghề thư ký không mấy được xem trọng, được hiểu đơn thuần là 1 công việc khá đơn giản, chỉ ngồi bàn giấy, đánh máy, xử lý giấy tờ sổ sách, nhắc việc, lên lịch hẹn. Khi nền kinh tế ngày càng phát triển hơn, với sự mạnh mẽ của các văn phòng, kéo theo đó nhu cầu tuyển dụng của chủ doanh nghiệp cũng khắt khe hơn, nên nghề thư ký cũng đã có những bước tiến dài.  Ngày nay, những người thư ký cần nhiều kỹ năng hơn, đảm nhiệm công việc phức tạp hơn.

Bất kỳ ai cũng luôn mơ ước 1 công việc nhàn hạ, sang chảnh, lương cao. Có một sự thật rằng khởi đầu ở vị trí Trợ lý là cách hiệu quả nhất để có được kinh nghiệm, mối quan hệ, và cả sự thăng tiến. Muốn trở thành trợ lý giỏi – chuyên nghiệp bạn nên tham khảo những tiêu chí sau:

Ngoại hình “vừa mắt”

Bạn dễ dàng nhận thấy những nữ thư ký chuyên nghiệp thường có một tiêu chuẩn “ngoại hình khá” bởi hình ảnh thư ký đại diện cho hình ảnh của DN, nên yếu tố ngoại hình được yêu cầu là điều chính đáng. Ngoại hình “vừa mắt”, không có nghĩa là bạn phải có một vóc dáng người mẫu, một gương mặt hoa khôi, bạn mới được tuyển làm thư ký. Tiêu chuẩn ngoại hình của 1 nữ thư ký chuyên nghiệp bao gồm: chiều cao không dưới 1m60, ăn mặc lịch thiệp, trang nhã, đầu tóc gọn gàng, tác phong nhanh nhẹn, nói năng hoạt bát, rõ ràng.

ngoài tiêu chuẩn về ngoại hình, sử dụng thành thạo máy tính, đánh máy với tốc độ nhanh, tiếng Anh lưu loát, sắp xếp và điều phối tốt mọi công việc trong văn phòng, bạn cần phải biết thu xếp, giải quyết mọi tình huống kịp thời, chính xác và hợp lý. Kỹ năng giao tiếp, trình bày tốt cũng là yếu tố không thể thiếu.

Khả năng làm việc độc lập khá cao

Do vậy, ý thức lao động tự giác, tự động viên, tự tạo động lực, tạo được sự tin cậy, có ý thức trách nhiệm và hoàn thành tốt công việc là điều hết sức cần thiết. Đôi khi, họ có thể sẽ thay mặt Giám đốc để giao dịch, thương thảo với các đối tác. Do vậy, khả năng nghe hiểu, viết, nói và đọc gãy gọn cũng là điều hết sức cần thiết. Trong đàm phán, người Thư ký giỏi còn đóng vai trò như một trợ lý, lúc này năng lực tính toán và khả năng suy đoán luôn được đề cao. Ngoài ra, ngoại hình cũng là yếu tố cần được xem xét bởi Thư ký (đặc biệt là Thư ký riêng) là người thường xuất hiện bên cạnh nhà quản lý cấp cao trong các buổi gặp gỡ, đàm phán, ký kết Hợp đồng.

Sử dụng thời gian hiệu quả

Giám đốc là người luôn bận rộn, do vậy, những công việc như chuẩn bị các cuộc họp (lên chương trình, soạn tài liệu, lập biên bản ...), chuẩn bị các chuyến đi công tác (lên hành trình, thu xếp các cuộc gặp, nơi ăn ở...) phải được người Thư ký đảm nhiệm tốt. Ở đây, bản thân người Thư ký phải thể hiện mình quản lý và sử dụng thời gian hợp lý, hiệu quả.

Hòa đồng, thân thiện

Thư ký cũng là người phân phối thông tin và truyền đạt công việc từ cấp trên đến các bộ phận, do đó người Thư ký cần có năng lực xây dựng quan hệ, phối hợp tốt với mọi cấp với cấp trên, với cấp dưới, với khách hàng và khách đến giao tiếp với doanh nghiệp. Đi kèm theo đó là tính tình vui vẻ hòa nhã, khôi hài đúng lúc trong giao tiếp, ứng xử.

Bảo mật thông tin – trung thành

Do là người được phép tiếp xúc với nhiều thông tin cơ mật của doanh nghiệp nên Thư ký phải là người tin cậy đặc biệt là Thư ký Giám đốc. Nhiều Công ty bị lộ thông tin do có nội gián mà không ai khác chính là người Thư ký. Để tránh trường hợp “nuôi ong tay áo” khi tuyển Thư ký, cần phải lưu ý đặc biệt tới phẩm chất trung thực.

Và bạn cần biết trung thành là một trong những tố chất thiết yếu của người thư ký. Là người tin cậy của lãnh đạo, một thư ký chuyên nghiệp phải luôn có ý thức giữ gìn, bảo mật thông tin. Không phải ngẫu nhiên khi chữ "thư ký" trong tiếng Anh “secretary” có ghép với từ “Secret” – bí mật, kín đáo, không công khai.

Làm việc chuyên nghiệp

Được ví như “người giúp việc cao cấp” cho lãnh đạo, thư ký ngày nay không nhất thiết phải là những cô gái chân dài mà quan trọng hơn hết là sự hiểu biết, năng động, khéo léo, chuyên nghiệp trong xử lý công việc và phong cách ứng xử. Bởi trên thực tế, không có một quy trình nghiệp vụ chung nào về việc đào tạo một thư ký chuyên nghiệp, thông minh, năng động, cũng như nhu cầu công việc và áp lực đối với thư ký ở mỗi công ty là khác nhau. Vì thế, để trở thành một thư ký chuyên nghiệp, bạn cần đảm nhận được nhiều vai trò khác nhau trong tổ chức bao gồm: kế toán, tài chính, nhân sự, các nghiệp vụ văn thư như: nhận điện thoại, sắp xếp lịch hẹn, tiếp khách, đến những công tác hành chính hậu cần như đăng ký vé máy bay, book khách sạn, lấy thị thực, tham gia ghi chép tại các cuộc họp, chuẩn bị hồ sơ, tài liệu theo yêu cầu của ban lãnh đạo... Những công việc trên cho thấy nghề này không hề đơn giản như mọi người vẫn nghĩ. Nó đòi hỏi sự chuyên nghiệp, nhạy bén mà nếu bạn không nghiêm túc rèn luyện bản thân sẽ khó có thể thành công.

Hiểu biết sâu rộng

Thư ký giỏi thường cũng là đối tượng mà cấp quản lý nhắm vào để đề bạt khi cần đến. Do vậy, để sẵn sàng cho những nấc thang cao hơn trong tổ chức, người Thư ký cần không ngừng rèn luyện để có được kiến thức sâu và đủ rộng về kinh tế, thương mại, kế toán, tài chính, luật kinh tế. Ngoài ra, người Thư ký cũng cần nhanh chóng nắm bắt được và hiểu biết sâu sắc về tổ chức và hoạt động kinh tế của doanh nghiệp.

Như vậy, những thư ký thăng tiến là những người biết phát triển năng lực làm việc theo kịp với nhịp điệu của công ty, thông thạo đường đi nước bước vận hành của các hoạt động, của thị trường, của các nghề nghiệp, ứng xử thông minh... Rõ ràng, thư ký không phải là nghề dễ dàng. Nhưng bù lại, những thư ký tháo vát, giỏi nghề thường là “của hiếm” của công ty và được trả lương hậu hĩnh để... ở cạnh các ông chủ.

Trở thành thư ký trợ lý có thể giúp bạn có sự tiếp xúc đặc biệt với công việc kinh doanh và là con đường lý tưởng cho phát triển sự nghiệp không ngừng. Hãy nghĩ rộng hơn, học hỏi càng nhiều càng tốt, tạo mối quan hệ tốt với sếp. Những kinh nghiệm mà bạn có được sẽ đưa bạn tới vị trí mơ ước, thậm chí cả những điều bạn chưa từng nghĩ đến.