Back To Top

Banner top

mot ngay lam viec cua thu kyThư ký giám đốc là người đóng vai trò quan trọng đối với các sếp. Đó là người nắm bắt lịch làm việc, sắp xếp các cuộc gặp gỡ với đối tác… Vậy 1 ngày làm việc của thư ký sẽ bắt đầu như thế nào? Liệu công việc này có nhàn hạ như nhiều người nghĩ không?

Khởi đầu ngày làm việc của thư ký giám đốc

-   Đến sớm hơn giờ làm việc và list các công việc cần thực hiện trong ngày

-   Nắm bắt và giải quyết nhanh chóng các công văn đến, đi đặc biệt các công văn có tính chất gấp

-   Nhận chỉ thị từ sếp và giao việc cho các bộ phận liên quan.

 Giải quyết những công việc hằng ngày của mình

-   Soạn thảo hợp đồng, văn bản, email tới khách hàng

-   Lên thời gian hoàn thành các công việc

-   Nhận các cuộc điện thoại và ghi chép lại thông tin

-   Xử lý các hồ sơ liên quan

Lưu ý:

-   Luôn tranh thủ thời gian thực hiện các công việc và sắp xếp khoa học

-   Chú ý trách nhiệm đối với hoạt động mang tính chất xã hội đối với người lãnh đạo.

Kết thúc ngày làm việc của thư ký trợ lý giám đốc

-   Thực hiện các công việc còn tồn đọng

-   Hoàn thiện toàn bộ các giấy tờ, sổ sách, công văn có liên quan trong ngày

-   Trình sếp các công văn khẩn cấp, có tính chất gấp. Sắp xếp lại và note các công việc của ngày hôm sau.

-   Nhắc sếp lịch các cuộc hẹn và chuẩn bị hô sơ cho các cuộc gặp gỡ này.

-   Trường hợp đi công tác cần chuẩn bị từ chiều hôm trước

Xử lý văn thư khi Giám Đốc đi vắng

-   Các sếp có thể không có mặt thường xuyên ở văn phòng nên bạn cần lên được lịch giải quyết các công văn, công việc có tính chất quan trọng. Nếu như sếp có thể nghe điện bạn có thể gọi trực tiếp cho sếp hoặc gửi email. Khi được giao phó giải quyết công việc bạn hãy Cc hoặc giữ lại bản sao trả lời khách hàng để sếp xem lại khi trở về.

-   Việc sếp đi công tác đột xuất bạn cần có những thông báo tới khách hàng về sự vắng mặt của sếp để rời cuộc gặp sang buổi khác.

-   Nếu sếp gọi điện về văn phòng thường ngày, thư ký văn phòng phải luôn sẵn sàng thông báo được toàn bộ tình hình và các công việc cần giải quyết gấp.

-   Nếu sếp không thể gọi điện thoại về mọi ngày, khi được văn thư khẩn đòi hỏi giải quyết một vấn đề gì ngay, hãy bàn với người nào đó có thẩm quyền, vận dụng sự hiểu biết tối đa để xử lý tình huống. Bạn phải ghi vào thư gốc hoặc bản sao là bạn đã làm gì.

-   Trường hợp gặp phải loại văn thư rất quan trọng chỉ có sếp mới có thể giải quyết thì người thư ký trợ lý giám đốc phải tìm cách liên lạc ngay với sếp.

-   Trong trường hợp sếp không muốn nhận tin tức khi đi vắng thì người thư ký trợ lý phải xử lý theo hiểu biết tối đa của mình. Kế đó sao lại những thư từ quan trọng để khi sếp về thì trình cho thủ trưởng.

Tham khảo thư ký trợ lý

  • 1
  • 2
Prev Next

Nghề trợ lý và kỹ năng đàm phán (Phần 2)

Nghề trợ lý và kỹ năng đàm phán (Phần 2)

Ngoài 5 nguyên tắc cần được lưu ý khi tham gia thương lượng đàm phán đã được trình bày ở phần 1. Các trợ lý – thư ký còn cần...

Xem tiếp

Trợ lý – thư ký và cách sử dụng điện thoại với khách hàng

Trợ lý – thư ký và cách sử dụng điện thoại với khách hàng

Nhận và gọi điện thoại là một trong những nhiệm vụ thường xuyên của bất kì người trợ lý, thư ký nào vì vậy kỹ năng sử dụng điện thoại...

Xem tiếp

Nghề trợ lý và kỹ năng đàm phán (phần 1)

Nghề trợ lý và kỹ năng đàm phán (phần 1)

Nếu bạn là trợ lý – với vai trò hỗ trợ đắc lực cho sếp thì việc bạn phải thay mặt sếp hoặc cùng sếp đàm phán với khách hàng...

Xem tiếp

Sử dụng Email thế nào cho chuyên nghiệp?

Sử dụng Email thế nào cho chuyên nghiệp?

Kỹ năng sử dụng Email là một trong những kỹ năng quan trọng đối với bất kỳ trợ lý nào. Việc sử dụng Email với lỗi chính tả, sai ngữ...

Xem tiếp

Nghề trợ lý và tư duy tích cực trong công việc

Nghề trợ lý và tư duy tích cực trong công việc

Trợ lý là công việc nhiều áp lực. Người trợ lý giỏi là người sẽ luôn giữ được một thái độ tích cực khi đối mặt với áp lực và...

Xem tiếp

Bí quyết trở thành thư ký trợ lý giỏi và chuyên nghiệp

Bí quyết trở thành thư ký trợ lý giỏi và chuyên nghiệp

Trên thế giới, nghề thư ký trong các doanh nghiệp được coi trọng và có rất nhiều cơ hội thăng tiến. Hiện nay, tại Việt Nam chưa có 1 trường...

Xem tiếp

Những yêu cầu và thách thức của nghề thư ký

Những yêu cầu và thách thức của nghề thư ký

Thư ký giám đốc đang là một trong những ngành có nhu cầu nhân sự khá cao. Đây là người trợ giúp  cho lãnh đạo trong việc xử lý các...

Xem tiếp

Trợ lý giám đốc không ngừng nỗ lực chứng minh bản thân

Trợ lý giám đốc không ngừng nỗ lực chứng minh bản thân

Trợ lý là vị trí khởi đầu lý tưởng để bạn tìm kiếm kinh nghiệm, mối quan hệ và cả sự thăng tiến trong sự nghiệp. Nếu bạn đang giữ...

Xem tiếp

Nghề thư ký, trợ lý giám đốc văn phòng có gì hay

Nghề thư ký, trợ lý giám đốc văn phòng có gì hay

Một nghề nghiệp ổn định, mức lương hấp dẫn cùng những rất nhiều mối quan hệ xã hội đang khiến thư ký, trợ lý trở thành một trong những nghề...

Xem tiếp

Bí quyết trở thành trợ lý giám đốc chuyên nghiệp

Bí quyết trở thành trợ lý giám đốc chuyên nghiệp

Trên thế giới, nghề trợ lý trong các doanh nghiệp được coi trọng và có rất nhiều cơ hội thăng tiến. Hiện nay, tại Việt Nam chưa có một trường...

Xem tiếp

Nghề thư ký văn phòng - khó mà dễ

Nghề thư ký văn phòng - khó mà dễ

Bất cứ một cứ quan đơn vị nào cũng cần phải có thư ký, thư ký là một nghề mà ai cũng có thể học được và làm được? Ngoài...

Xem tiếp

Kỹ năng phát triển nghề thư ký trợ lý

Kỹ năng phát triển nghề thư ký trợ lý

Bạn đang làm thư ký hoặc trợ lý cho Sếp có mong muốn phát triển bản thân hơn nữa trong lĩnh vực này? Hoặc bạn đang muốn thử sức với...

Xem tiếp

Công việc của thư ký giám đốc văn phòng

Công việc của thư ký giám đốc văn phòng

Mặc dù công việc của thư ký giám đốc đang được hỗ trợ rất nhiều nhờ sự phát triển không ngừng nghỉ của công nghệ tuy nhiên, người thư ký...

Xem tiếp

Có nên học nghề thư ký trợ lý giám đốc?

Có nên học nghề thư ký trợ lý giám đốc?

Có nên học nghề thư ký trợ lý giám đốc? Thư ký trợ lý giám đốc là một nghề nghe có vẻ “sang”, mức thu nhập hấp dẫn nên thu hút...

Xem tiếp

Lớp học nghiệp vụ thư ký văn phòng tốt nhất ở tại Hà Nội

Lớp học nghiệp vụ thư ký văn phòng tốt nhất ở tại Hà Nội

Tại Việt Nam chưa có một trường đại học, cao đẳng nào đào tạo nghề thư ký. Nhưng nếu đam mê thực sự với nghề, bạn có thể đến với...

Xem tiếp

Một ngày làm việc của thư ký giám đốc

Một ngày làm việc của thư ký giám đốc

Thư ký giám đốc là người đóng vai trò quan trọng đối với các sếp. Đó là người nắm bắt lịch làm việc, sắp xếp các cuộc gặp gỡ với đối...

Xem tiếp

Những điều khiến bạn mất điểm khi làm thư ký văn phòng

Những điều khiến bạn mất điểm khi làm thư ký văn phòng

Thư ký văn phòng  là vị trí vô cùng gần với các sếp. Do đó, mọi lời ăn tiếng nói, việc làm của thư ký cần được trau dồi thường xuyên...

Xem tiếp

Đào tạo trợ lý giám đốc

Đào tạo trợ lý giám đốc

Đào tạo trợ lý giám đốc Khi nói đến sự thành công của một Doanh Nghiệp, người ta luôn nhắc đến một cái tên gắn liền với sự thành công của...

Xem tiếp

Cơ hội của nghề thư ký trợ lý giám đốc

Cơ hội của nghề thư ký trợ lý giám đốc

Khi nói đến sự thành công của một Doanh Nghiệp, người ta luôn nhắc đến một cái tên gắn liền với sự thành công của doanh nghiệp đó. Cái tên được...

Xem tiếp

Để đạt thành công với nghề thư ký giám đốc

Để đạt thành công với nghề thư ký giám đốc

Thư ký giám đốc chính là vị trí quan trọng, người trợ thủ đắc lực của các sếp. Bên cạnh đó bằng sự nhanh nhạy, khả năng giải quyết nhanh các...

Xem tiếp

Người thư ký giám đốc cần gì?

Người thư ký giám đốc cần gì?

Người thư ký giám đốc – cánh tay đắc lực của các sếp phải là người như thế nòa ? Họ cần có những năng lực và kỹ năng chuyên môn...

Xem tiếp

Liên hệ VNNP EDU