Sử dụng Email thế nào cho chuyên nghiệp?

Kỹ năng sử dụng Email là một trong những kỹ năng quan trọng đối với bất kỳ trợ lý nào. Việc sử dụng Email với lỗi chính tả, sai ngữ pháp, cách trình bày thiếu chuyên nghiệp sẽ tạo ra một ấn tượng không tốt đối với người nhận. Nếu bạn đang băn khoăn về tác phong sử dụng Email như thế nào là lịch sự và chuyên nghiệp thì bạn có thể tham khảo bài viết sau đây.

1. Giới thiệu qua về bản thân

Có rất nhiều trường hợp, khi gửi mail đi, người nhận không biết rõ bạn là ai, vì vậy bạn phải giời thiệu qua về bản thân và giải thích tại sao bạn gửi Email cho họ. 

Hãy nhớ là chỉ cần giới thiệu qua về bản thân, không cần phải chi tiết hàng trang về tiểu sử của bạn.

2. Không nên dùng quá nhiều dấu chấm than

Việc sử dụng quá nhiều dấu chấm than trong nội dung sẽ khiến Email của bạn thiếu chuyên nghiệp. Dấu chấm than dành cho những câu nói biểu thị cảm xúc, vì vậy đối với Email công việc, bạn chỉ nên sử dụng nhiều nhất một dấu chấm than. 

3. Không dùng từ viết tắt

Tốt nhất bạn không nên sử dụng từ viết tắt trong email công việc, bạn nên viết “cái gì, như vậy” không nên viết tắt, hay có những kiểu viết như “cái j”, “như z” những ký tự đó khiến cho email của bạn trở nên thiếu chuyên nghiệp.  

4. Chú ý cách đặt tiêu đề

Bạn cần lựa chọn được tiêu đề thư bao quát được nội dung chính của Email, tránh đặt tiêu đề thư không rõ ràng. Không nên đặt tiêu đề chung chung dạng như “Dành cho…”, “Tôi có một món quà dành cho bạn…”

Cũng đừng đặt URL vào tiêu đề. Tất cả những cái đó khiến cho email của bạn trông giống như một Spam mail và người đọc sẽ chẳng mấy quan tâm hoặc có ấn tượng không tốt về bạn.

5. Chú ý đến nút “Reply all”

Trước khi nhấn nút gửi đi, bạn cần quan tâm xem người cần nhận thực sự là ai. Tránh “reply all” cả những vấn đề không liên quan, thậm chí những vấn đề không nên để nhiều người biết.

6. Chữ ký đính kèm Email

Đừng quên đính kèm thông tin liên lạc của bạn vào cuối Email để người nhận muốn liên hệ lại với bạn sẽ không mất công dò tìm. Chữ kỹ nên bao gồm tên, chức vụ, tên công ty, số điện thoại, địa chỉ mạng xã hội của bạn.

Cách bạn viết Email phản ánh con người bạn, vì thế hãy cẩn thận và trau chuốt chúng. Đặc biệt, vì bạn đại diện cho sếp mình, nên việcngười khác cũng sẽ dựa vào đó mà đánh giá rằng sếp bạn/công ty của bạn chuyên nghiệp/không chuyên nghiệp trong đào tạo nhân viên.