Để đạt thành công với nghề thư ký giám đốc

Thư ký giám đốc chính là vị trí quan trọng, người trợ thủ đắc lực của các sếp. Bên cạnh đó bằng sự nhanh nhạy, khả năng giải quyết nhanh các công việc, thông mình… họ cũng chính là những người thay mặt sếp giải quyết các công việc gấp khi sếp bận rộn.

Chính các yếu tố này đã khiến cho nghề thư ký là một nghề có mức thu nhập tương đối cao, ổn định và sự thành đạt.

Những yêu cầu cơ bản đối với nghề thư ký giám đốc

Không giống như các ngành nghề khác, nghề thư ký trợ lý luôn đề ra các tiêu chuẩn rất cao và một trong những tiêu chuẩn cần chú ý đến đầu tiên đó chính là sự chuyên nghiệp. Một người thư ký chuyên nghiệp phải đảm nhiệm nhiều vai trò khác nhau bao gồm cả kế toán, tài chính, nhân sự, quản trị… và nghiệp vụ văn phòng như: Nhận điện thoại, sắp xếp lịch hẹn, tiếp khách; công tác hành chính hậu cần như đăng ký vé máy bay, khách sạn…

Ngoài ra những khi sếp đi công tác, bận rộn mà có những công việc gấp cần được giải quyết ngay thì thư ký chính là những người làm các công việc này. Gặp gỡ khách hàng, đối tác để giải quyết công việc nên người thư ký phải có tác phong chuyên nghiệp được thể hiện qua khả năng giao tiếp, trang phục thanh lịch, ứng xử linh động, thông minh… Và với vai trò là cánh tay đắc lực của sếp, công việc thư ký đôi khi không tránh khỏi những chuyến công tác dài ngày. Do đó, để hoàn thành được các công việc cũng như đáp ứng được các yêu cầu về nghề nghiệp, các ứng viên luôn được đào tạo một cách chuyên nghiệp.

Ngoài các kỹ năng mềm như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng viết và nói, kỹ năng lên kế hoạch và óc tổ chức, làm việc theo nhóm, kỹ năng quản lý thời gian... thì những điều sau chính là yêu cầu căn bản đối với các ứng viên muốn theo nghề thư ký văn phòng

Thành thạo tin học văn phòng

Bạn sẽ phải thường xuyên tiếp xúc với khách hàng và thảo ra các bản hợp đồng, bản thỏa thuận kinh doanh… mà nếu như không thành thạo Words, Excel quả là một mối e ngại. Hãy trau dồi thật kỹ kiến thức này vì nếu bạn lung túng thì sếp bạn sẽ ngay lập tức đánh giá thấp những khả năng còn lại của bạn.

Nhạy bén

Là trợ thủ đắc lực của sếp nên yêu cầu trợ lý giám đốc luôn phải là người nhạy bén, đón đầu được các tình huống để có những cách giải quyết kịp thời.

Am hiểu nhiều lĩnh vực

Một thư ký giỏi là người có kiến thức sâu ở nhiều lĩnh vực khác nhau, do đó hãy luôn trau dồi kiến thức của bản thân mình. Những kiến thức đó của bạn không chỉ được áp dụng trong công việc mà đôi khi chỉ là những câu hỏi bình thường của sếp bạn cũng cần vận dụng đến những kiến thức này.

Trí nhớ tốt

Những số điện thoại cần thiết, ngày giờ cuộc họp, ngày nào sếp có hẹn với khách hàng, hoặc đơn giản “Hôm nay ngày bao nhiêu?” cũng là những điều mà một thư ký giỏi cần lưu ý và ghi nhớ.

Có tính độc lập

Thư ký là người làm việc cá nhân rất tốt. Khi sếp bận hay đi vắng thì thư ký có khả năng tự mình giải quyết được các công việc phát sinh. Bên cạnh đó, nhưng công việc sếp giao luôn có thể tự mình hoàn thành một cách nhanh chóng.

Có khả năng diễn thuyết

Không chỉ đứng trước đám đông bạn mới cần đến khả năng diễn thuyết mà ngay bất cứ lúc nào cũng cần đến: hôi họp, đàm phán hợp đồng… Khi nói bạn cần chú ý đến nội dung truyền tải cần rõ ràng, đi thẳng vấn đề, không nói mập mờ, ngôn ngữ lủng củng….

 TÌm kiếm: Đào tạo thư ký văn phòng