Người thư ký giám đốc cần gì?

Người thư ký giám đốc – cánh tay đắc lực của các sếp phải là người như thế nòa ? Họ cần có những năng lực và kỹ năng chuyên môn gì ?

 1. Thư ký giám đốc có năng lực

-       Một người thư ký văn phòng phải luôn có thái độ cần mẫn với công việc của mình hàng ngày

-       Chất lượng công việc luôn được đặt lên hàng đầu với độ chính xác và chu đáo cao nhất

-       Hoàn thành được khối lượng công việc sếp giao dù là gấp

-       Có sự nhạy bén trong mọi trường hợp

-       Có khả năng phân tích vấn đề nhanh chóng, chính xác để có giải pháp hữu hiệu

-       Vạch kế hoạch và tổ chức để tiết kiệm thời gian và có hiệu quả công việc cao nhất

-       Luôn có những sáng tạo và giải pháp

-       Sự hiểu biết: có trình độ hiểu biết sâu sắc về nghiệp vụ

-       Tạo được sự tin cậy, tin tưởng tuyệt đối từ cấp trên

2. Có sáng kiến và chú ý đến công việc

Thư ký hãy luôn là người chủ động đề xuất các sáng tạo, giải pháp cho công việc để công việc được hoàn thành một cách hiệu quả nhất. Hãy chú ý sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên để tránh việc không quá bị rối khi thực hiện và sót việc.

Khi nhận việc từ cấp trên hãy chú ý ghi lại những ý quan trọng. Đây hoàn toàn là việc làm rất cần thiết những khi bạn có quá nhiều việc. Bạn sẽ dựa vào những gì đã ghi chép để làm.

Người thư ký cần phải rèn luyện cho mình một sự tự chủ, năng lực tập trung và làm việc với năng suất cần thiết trong mọi tình huống kể cả trong tình huống căng thẳng nhất.

3. Đúng giờ đúng hẹn

Người thư ký luôn luôn phải có mặt ở văn phòng để có thể giải quyết các công việc gấp. Do đó, sai giờ là điều tối kỵ với người làm vị trí này.  Vì vậy tránh bỏ bàn giấy đi sang chổ khác, trừ khi có công việc cần thiết hoặc liên hệ với phòng ban khác, không nên kéo dài thời gian này.

4. Biết cách tổ chức, sắp xếp công việc

Dự trù: Đối với các công việc, người thư lý luôn phải có những tính toán về các chi phí, nhân lực, các tình huống xảy ra để có những biện pháp dự trù.

Tổ chức sắp xếp công việc: Từ dự kiến trên, sẽ lên kế hoạch với các bước tiến hành của công việc, trình lãnh đạo xin ý kiến, sau đó liên hệ đến các nhânvật có quan hệ đến tiến trình công tác để trao đổi bàn bạc, thống nhất quan điểm

Phối hợp – động viên: Cần phải phối hợp nhuần nhuyễn với các phòng ban khác khi thực hiện công việc.Nếu có những mâu thuẫn hãy ngồi lại bàn bạc tháo gỡ để đảm bảo không để tình cảm cá nhân xen vào công việc.

Kiểm điểm: Công việc hoàn thành tốt hay chưa tốt cũng nên ngồi lại cùng với tất cả mọi người để đánh giá, đúc rút kinh nghiệm cho những lần sau.

Tìm kiếm: Thư ký trợ lý, đào tạo thư ký văn phòng, trợ lý giám đốc