Một ngày làm việc của thư ký giám đốc

Thư ký giám đốc là người đóng vai trò quan trọng đối với các sếp. Đó là người nắm bắt lịch làm việc, sắp xếp các cuộc gặp gỡ với đối tác… Vậy 1 ngày làm việc của thư ký sẽ bắt đầu như thế nào? Liệu công việc này có nhàn hạ như nhiều người nghĩ không?

Khởi đầu ngày làm việc của thư ký giám đốc

-   Đến sớm hơn giờ làm việc và list các công việc cần thực hiện trong ngày

-   Nắm bắt và giải quyết nhanh chóng các công văn đến, đi đặc biệt các công văn có tính chất gấp

-   Nhận chỉ thị từ sếp và giao việc cho các bộ phận liên quan.

 Giải quyết những công việc hằng ngày của mình

-   Soạn thảo hợp đồng, văn bản, email tới khách hàng

-   Lên thời gian hoàn thành các công việc

-   Nhận các cuộc điện thoại và ghi chép lại thông tin

-   Xử lý các hồ sơ liên quan

Lưu ý:

-   Luôn tranh thủ thời gian thực hiện các công việc và sắp xếp khoa học

-   Chú ý trách nhiệm đối với hoạt động mang tính chất xã hội đối với người lãnh đạo.

Kết thúc ngày làm việc của thư ký trợ lý giám đốc

-   Thực hiện các công việc còn tồn đọng

-   Hoàn thiện toàn bộ các giấy tờ, sổ sách, công văn có liên quan trong ngày

-   Trình sếp các công văn khẩn cấp, có tính chất gấp. Sắp xếp lại và note các công việc của ngày hôm sau.

-   Nhắc sếp lịch các cuộc hẹn và chuẩn bị hô sơ cho các cuộc gặp gỡ này.

-   Trường hợp đi công tác cần chuẩn bị từ chiều hôm trước

Xử lý văn thư khi Giám Đốc đi vắng

-   Các sếp có thể không có mặt thường xuyên ở văn phòng nên bạn cần lên được lịch giải quyết các công văn, công việc có tính chất quan trọng. Nếu như sếp có thể nghe điện bạn có thể gọi trực tiếp cho sếp hoặc gửi email. Khi được giao phó giải quyết công việc bạn hãy Cc hoặc giữ lại bản sao trả lời khách hàng để sếp xem lại khi trở về.

-   Việc sếp đi công tác đột xuất bạn cần có những thông báo tới khách hàng về sự vắng mặt của sếp để rời cuộc gặp sang buổi khác.

-   Nếu sếp gọi điện về văn phòng thường ngày, thư ký văn phòng phải luôn sẵn sàng thông báo được toàn bộ tình hình và các công việc cần giải quyết gấp.

-   Nếu sếp không thể gọi điện thoại về mọi ngày, khi được văn thư khẩn đòi hỏi giải quyết một vấn đề gì ngay, hãy bàn với người nào đó có thẩm quyền, vận dụng sự hiểu biết tối đa để xử lý tình huống. Bạn phải ghi vào thư gốc hoặc bản sao là bạn đã làm gì.

-   Trường hợp gặp phải loại văn thư rất quan trọng chỉ có sếp mới có thể giải quyết thì người thư ký trợ lý giám đốc phải tìm cách liên lạc ngay với sếp.

-   Trong trường hợp sếp không muốn nhận tin tức khi đi vắng thì người thư ký trợ lý phải xử lý theo hiểu biết tối đa của mình. Kế đó sao lại những thư từ quan trọng để khi sếp về thì trình cho thủ trưởng.