Nghề trợ lý và kỹ năng đàm phán (Phần 2)

Ngoài 5 nguyên tắc cần được lưu ý khi tham gia thương lượng đàm phán đã được trình bày ở phần 1. Các trợ lý – thư ký còn cần có kỹ năng sử dụng ngôn từ và nắm rõ một số luật bất thành văn sau đây trong quá trình thương lượng đàm phán.

Nguyên tắc bất thành văn

Các trợ lý – thư ký cần lưu ý đến cả những chi tiết dù là nhỏ nhặt nhất trong bất kỳ cuộc họp thương lượng – đàm phán nào. Những chi tiết dù là nhỏ cũng có thể ảnh hưởng không nhỏ đến kết quả của các cuộc thương lượng – đàm phán này. 

Để thuận tiện cho việc ra hiệu mang thêm nước hay thay bình trà hoặc cần tài liệu, cần nhắc nhở,… đại diện của ban tổ chức nên ngồi đối diện với cửa ra vào không xếp chỗ cho khách ngồi quay mặt về hướng cửa ra vào hoặc đối diện với cửa sổ.  

Nếu các thành viên trong buổi đàm phán không biết trước về nhau, các trợ lý  nên đặt trước mặt mỗi người một bảng tên để tiện giao tiếp.

Theo lẽ thông thường, khoảng cách giữa ghế ngồi của hai bên đối tác thông thường là 1,5 đến 3m. Đây được gọi là “cự ly xã hội”. Khoảng cách quá rộng có thể tạo cho các thành viên cảm giác bị “loại ra” khỏi cuộc đàm phán, nhưng khoảng cách quá hẹp sẽ khiến người tham gia cảm thấy không thoải mái.

Nếu bạn muốn ghi âm hoặc thu hình lại cuộc đàm phán, bạn phải được sự đồng ‎ý của phía đối tác.

Nguyên tắc 6: Ngôn từ nên được sử dụng chuẩn mực

Các buổi thương lượng đàm phán thường đã được định sẵn chủ đề chính, tuy nhiên, bạn không nên lập tức vào chủ đề chính ngay khi bắt đầu cuộc nói chuyện. Nên bắt đầu bằng đề tài thời tiết, các hoạt động văn hóa hoặc tình hình kinh tế.

Vì tính chất nghiêm túc và trang trọng của cuộc đàm phán, dù vui vẻ hay buồn chán quá mức bạn cũng không nên biểu lộ cảm xúc quá mức, không nên nói to quá,  nhưng cũng không nên nói nhỏ đến mức thì thầm.

Lời khen tặng là điều vô cùng cần thiết để tạo thiện cảm khi giao tiếp, tuy nhiên, bạn không nên lạm dụng những lời khen, chỉ nên khen ngợi trong những vấn đề có liên quan đến nội dung đang được thảo luận.

Trong các cuộc đàm phán, thương lượng hãy thể hiện thái độ nhã nhặn, khiêm tốn. Không nên nói rằng mình chắc chắn đúng, hoặc đưa ra những tuyên bố chắc chắn, tuyệt đối không ngắt lời người khác. Việc diễn ra những xung đột ngấm ngầm trong cuộc thương lượng là điều không thể tránh khỏi, nhưng hãy thể hiện sự chuyên nghiệp bằng cách trả lời đối tác lịch sự và bình tĩnh, nếu cảm thấy khó chịu thì nên giữ thái độ im lặng. 

Và nguyên tắc quan trọng nhất: không bao giờ hứa hẹn điều gì mà bạn không thể thực hiện được. Tất cả những thỏa thuận đạt được trong buổi đàm phán chỉ có hiệu lực khi được ghi thành văn bản và có chữ ‎ký của trưởng đoàn của cả hai phía.

Nghề trợ lý và kỹ năng đàm phán (phần 2)

Ngoài 5 nguyên tắc cần được lưu ý khi tham gia thương lượng đàm phán đã được trình bày ở phần 1. Các trợ lý – thư ký còn cần có kỹ năng sử dụng ngôn từ và nắm rõ một số luật bất thành văn sau đây trong quá trình thương lượng đàm phán.

Nguyên tắc bất thành văn

Các trợ lý – thư ký cần lưu ý đến cả những chi tiết dù là nhỏ nhặt nhất trong bất kỳ cuộc họp thương lượng – đàm phán nào. Những chi tiết dù là nhỏ cũng có thể ảnh hưởng không nhỏ đến kết quả của các cuộc thương lượng – đàm phán này. 

Để thuận tiện cho việc ra hiệu mang thêm nước hay thay bình trà hoặc cần tài liệu, cần nhắc nhở,… đại diện của ban tổ chức nên ngồi đối diện với cửa ra vào không xếp chỗ cho khách ngồi quay mặt về hướng cửa ra vào hoặc đối diện với cửa sổ.  

Nếu các thành viên trong buổi đàm phán không biết trước về nhau, các trợ lý  nên đặt trước mặt mỗi người một bảng tên để tiện giao tiếp.

Theo lẽ thông thường, khoảng cách giữa ghế ngồi của hai bên đối tác thông thường là 1,5 đến 3m. Đây được gọi là “cự ly xã hội”. Khoảng cách quá rộng có thể tạo cho các thành viên cảm giác bị “loại ra” khỏi cuộc đàm phán, nhưng khoảng cách quá hẹp sẽ khiến người tham gia cảm thấy không thoải mái.

Nếu bạn muốn ghi âm hoặc thu hình lại cuộc đàm phán, bạn phải được sự đồng ‎ý của phía đối tác.

Nguyên tắc 6: Ngôn từ nên được sử dụng chuẩn mực

Các buổi thương lượng đàm phán thường đã được định sẵn chủ đề chính, tuy nhiên, bạn không nên lập tức vào chủ đề chính ngay khi bắt đầu cuộc nói chuyện. Nên bắt đầu bằng đề tài thời tiết, các hoạt động văn hóa hoặc tình hình kinh tế.

Vì tính chất nghiêm túc và trang trọng của cuộc đàm phán, dù vui vẻ hay buồn chán quá mức bạn cũng không nên biểu lộ cảm xúc quá mức, không nên nói to quá,  nhưng cũng không nên nói nhỏ đến mức thì thầm.

Lời khen tặng là điều vô cùng cần thiết để tạo thiện cảm khi giao tiếp, tuy nhiên, bạn không nên lạm dụng những lời khen, chỉ nên khen ngợi trong những vấn đề có liên quan đến nội dung đang được thảo luận.

Trong các cuộc đàm phán, thương lượng hãy thể hiện thái độ nhã nhặn, khiêm tốn. Không nên nói rằng mình chắc chắn đúng, hoặc đưa ra những tuyên bố chắc chắn, tuyệt đối không ngắt lời người khác. Việc diễn ra những xung đột ngấm ngầm trong cuộc thương lượng là điều không thể tránh khỏi, nhưng hãy thể hiện sự chuyên nghiệp bằng cách trả lời đối tác lịch sự và bình tĩnh, nếu cảm thấy khó chịu thì nên giữ thái độ im lặng. 

Và nguyên tắc quan trọng nhất: không bao giờ hứa hẹn điều gì mà bạn không thể thực hiện được. Tất cả những thỏa thuận đạt được trong buổi đàm phán chỉ có hiệu lực khi được ghi thành văn bản và có chữ ‎ký của trưởng đoàn của cả hai phía.