Công việc của thư ký giám đốc văn phòng

Mặc dù công việc của thư ký giám đốc đang được hỗ trợ rất nhiều nhờ sự phát triển không ngừng nghỉ của công nghệ tuy nhiên, người thư ký vẫn giữ vai trò quan trọng không thể thiếu giữa giám đốc với các nhân viên trong công ty, với đối tác kinh doanh và với khách hàng. Hãy tham khảo một số công việc chủ yếu của vị trí thư ký trợ lý giám đốc sau đây

1. Sắp xếp lịch làm việc ở cơ quan

• Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác.
• Tổ chức các cuộc họp, ghi chép và tổng hợp nội dung các cuộc họp để phục vụ việc quản lý điều hành.
• Tổ chức hội ý để nghe các bộ phận hoặc cán bộ báo cáo trực tiếp và ghi ý kiến vào biên bản.
• Ghi ý kiến của lãnh đạo và chuyển ý kiến đó xuống các đơn vị hoặc cá nhân để họ góp ý bằng văn bản.

2. Tiếp nhận và xử lý thông tin 

• Nhanh chóng phân loại văn bản, công việc phải được hoàn tất. Trợ giúp lãnh đạo giải quyết các văn bản đến. Không được phép để ùn tắc. 
• Đảm bảo văn bản đến cơ quan phải được giải quyết nhanh chóng, chính xác và đảm bảo bí mật. 
• Tập hợp tình hình số liệu, tra tìm tài liệu tham khảo khi cần thiết.
• Tiếp nhận, phân loại, sắp xếp, xử lý thông tin, văn bản, tài liệu từ các phòng ban.
• Biên phiên dịch tài liệu khi có yêu cầu.

3. Đón tiếp khách hàng

• Tiếp khách và giải quyết một số công việc trong giới hạn và sự hiểu biết của mình.
• Sắp xếp chỗ đợi cho khách, không để khách đã ngồi chờ một thời gian dài mà không được để ý đến. 
• Chuẩn bị phương tiện ghi chép lại thông tin đối với các cuộc họp.
• Chuẩn bị nước giải khát và chú tâm vào cách phục vụ.

4. Sắp xếp các chuyến đi công tác cho cấp trên

• Phác thảo, soạn lịch trình cho chuyến đi: Mục đích của chuyến đi, các nơi đến, thời gian đi, thời gian đến, các điểm dừng, …
• Lập bản chương trình hẹn gặp: Ngày, giờ, gặp ai, thuộc tổ chức nào, ở đâu, cần hồ sơ gì (tập hồ sơ số mấy),…
• Đặt vé phương tiện giao thông
• Đặt khách sạn: Cần tìm hiểu kỹ: vị trí, các lọai phòng, giá cả, phương thức đặt
• Lập hồ sơ chuyến đi: Tài liệu cho từng cuộc làm việc của lãnh đạo (semi riêng, dán nhãn, đánh số tập hồ sơ,…)
• Tạm ứng và quyết toán chi phí.

-------------------------

Ngoài ra để hiểu nghề thư ký văn phòng một cách rõ nét nhất các bạn hãy tham khảo khóa học: "Cẩm nang đào tạo thư ký, trợ lý giám đốc, hành chính"

Khóa học sẽ giúp bạn:

• Hiểu được công việc nghiệp vụ và kỹ năng cần thiết của một thư ký, trợ lý chuyên nghiệp. 
• Am hiểu các cách soạn thảo Công văn, Báo cáo, Tờ trình, Quyết định......
• Trở nên linh hoạt, khéo léo và chính xác, thể hiện được tác phong và kinh nghiệm của một người thư ký, trợ lý chuyên nghiệp.
• Nắm vững nghiệp vụ thư ký như soạn thảo văn bản hoạt động doanh nghiệp, chuẩn bị kế hoạch và nội dung làm việc cho lãnh đạo, nâng cao kỹ năng tổ chức làm việc.