Nghề trợ lý và kỹ năng đàm phán (phần 1)

Nếu bạn là trợ lý – với vai trò hỗ trợ đắc lực cho sếp thì việc bạn phải thay mặt sếp hoặc cùng sếp đàm phán với khách hàng và đối tác là nhiệm vụ thường xuyên, vì vậy, việc hiểu sâu sắc các quy tắc trên bàn đàm phán sẽ giúp bạn tạo ra những mối quan hệ tốt đẹp.

Đàm phán là cách mà bạn thuyết phục và thương lượng với người khác để đạt được mục đích. Những tính cách được đánh giá cao trong các cuộc đàm phán là sự kiên trì, khéo léo, sáng suốt và bình tĩnh.

Nguyên tắc 1: Các thành viên trong bàn đàm phán là ai?

Đây là một câu hỏi rất quan trọng cần được trả lời trước những buổi thương lượng đàm phán, vì vậy trước mỗi buổi gặp mặt, trợ lý cần xác định rõ chức danh và nhiệm vụ của tất cả các thành viên trong đoàn đàm phán của đối tác.  

Văn hóa giao tiếp chi phối đến kết quả thương lượng đàm phán rất nhiều. Nếu bạn phải làm việc với đối tác các nước như Nhật Bản, Hàn Quốc thì việc chú ý đến vai vế của những đối tác này là rất quan trọng vì họ rất coi trọng vấn đề vai vế chức vụ, hãy sắp xếp những người có chức vụ tương đương  với phía đối tác để tham gia cuộc họp. Họp với những người có vị trí thấp hơn khiến họ cảm thấy ít được tôn trọng.

Hãy khéo léo và tinh tế trong việc xác định người ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng và dành sự chú ý đến người này nhiều nhất, có rất nhiều trường hợp, không phải là trưởng đoàn mà là người lãnh đạo bộ phận có liên quan nhiều nhất đến cuộc đàm phán.

Nguyên tắc 2: Chú ý đến thời gian đàm phán

Cần chú ý đến thời gian diễn ra đàm phán, thông thường thời gian được chọn là vào buổi sáng. Chắc chắn không một ai muốn ra quyết định vào lúc sáng tinh mơ hay tối muộn. Việc ấn đinh thời gian đàm phán hợp lý sẽ cho thấy tác phong làm việc chuyên nghiệp nơi bạn.

Thông thường, một buổi đàm phán kéo dài khoảng 2 tiếng. Nếu đàm phán diễn ra dài hơn, cần phải có thời gian nghỉ giải lao ít nhất 30 phút. Trong khoảng thời gian này bạn có thể mời khách uống trà hoặc cà phê.

Nguyên tắc 3: Chú ý đến không gian đàm phán

Theo lẽ thường, địa điểm diễn ra đàm phán là do bên tổ chức đưa ra. Các trợ lý nên tận dụng ưu thế này để tạo ra lợi thế về tâm lý cho phía công ty mình. Tốt nhất hãy tổ chức đàm phán ở công ty của bạn.

Các trợ lý nên lưu ý trong việc chọn bàn trong cuộc họp, các dạng bàn tròn thường được sử dụng nhiều hơn, trong trường hợp chỉ có bàn hình chữ nhật, tuyệt đối không được xếp chỗ ngồi ở hai cạnh nhỏ vì các thành viên của hai phái đoàn luôn phải ngồi đối diện, mặt đối mặt theo chức danh.

Nguyên tắc 5: Trang phục và cách ăn mặc

Hãy thể hiện tính chuyên nghiệp của bạn thông qua cách lựa chọn trang phục trang trọng và lịch sự, nghiêm túc với tính chất của cuộc đàm phán. Tốt nhấtĐàn ông nên mặc com-lê màu đen, xám hoặc xanh tím than, áo sơ mi dài tay một màu hay có những đường sọc nhỏ màu nhạt, cravat lụa, tất cùng màu với quần, giày buộc dây. Phụ nữ cũng có thể mặc vest, đi giày thấp cổ, không mặc váy ngắn, trang điểm nhẹ, tóc gọn gàng.