Những điều khiến bạn mất điểm khi làm thư ký văn phòng

Thư ký văn phòng  là vị trí vô cùng gần với các sếp. Do đó, mọi lời ăn tiếng nói, việc làm của thư ký cần được trau dồi thường xuyên về nghiệp vụvà các kỹ năng để tránh việc mất điểm với sếp, đồng nghiệp và các khách hàng.

1. Lên tiếng đặt hẹn trước với sếp

Các sếp thường xuyên bận rộn với các kế hoạch, chuyến công tác hay cuộc gặp mặt với đối tác. Thư ký văn phòng chính là người quản lý, trợ giúp các sếp trong tất cả mọi việc thậm chí là giải quyết công việc thay sếp. Để giải quyết được công việc một cách hiệu quả nhất, đúng ý sếp thì đừng ngần ngại đề nghị 1 cuộc họp riêng với sếp.

Nếu thật sự có việc cần thảo luận, bạn nên chủ động yêu cầu một cuộc gặp. Các cuộc họp vô cùng hữu ích với quá trình phát triển sự nghiệp của bạn. Cuộc họp với sếp sẽ mang lại cho bạn những thông tin cần thiết trong quá trình làm việc cũng như bạn sẽ ghi điểm trong mắt sếp.

2. Gọi điện thoại thay vì gửi email

Email là phương pháp giao tiếp trong môi trường làm việc mang lại hiệu quả vô cùng cao. Bạn có thời gian để suy nghĩ trước khi đưa ra câu trả lời một cách kỹ càng, không làm ồn như nói qua điện thoại.

Nhưng chỉ dựa vào email không phải lúc nào cũng hiệu quả, và chắc chắn nó không phải là lựa chọn đúng cho mọi trường hợp.

Với những vấn đề không quá phức tạp và cần câu trả lời nhanh chóng thì bạn nên lựa chọn gọi điện thoại thay vì gửi mail. Nói chuyện trực tiếp là phương pháp giao tiếp cơ bản, và bạn đừng ngần ngại phát huy nó.

3. Gửi kết quả mà bạn không chắc

Đừng vội vàng gửi một kết quả công việc khi mà chính bạn không chắc chắn được vào kết quả đó. Hãy hỏi sếp khi mà bạn không tin tưởng hoặc còn sự nghi ngờ với kết quả đó. Sếp sẽ không ngần ngại hướng dẫn bạn. Chú ý thêm việc hoàn thành công việc đúng thời gian cũng giúp bạn được đề cao về tính chuyên nghiệp.

Nếu bạn đang cảm thấy đang bị mắc kẹt với một nhiệm vụ nào đó, hãy chia sẻ với sếp. Sếp sẽ vui vẻ chỉ cho bạn đi đúng hướng. Và hãy nhớ đừng để nước đến chân mới nhảy, sếp sẽ không hài lòng đâu.

4. Làm rõ nhiệm vụ

Bạn cần hiểu vị trí, nhiệm vụ và giới hạn nhiệm vụ, quyền của bạn là ở đâu. Các sếp thường có thói quen giao bất cứ việc gì cho thư ký văn phòngnhưng hãy cân nhắc. Không phải việc nào bạn cũng có thể làm hết hoặc làm tốt vì bạn cũng cần có thời gian cho bản thân và gia đình. Khi đó, bạn cần có một lời từ chối. Sếp luôn đánh giá cao với những nhân viên biết lượng sức mình để đảm bảo chất lượng công việc thay vì thực hiện công việc theo số lượng.

5. Yêu cầu phản hồi

Phản hồi luôn khiến người ta lo lắng. Với những câu hỏi mở kiểu như ”Sếp nghĩ bài thuyết trình của em thế nào?", bạn sẽ không biết liệu sếp sẽ vỗ vai hay lắc đầu chê trách. Bạn có thể nhận được lời khen ngợi và cũng có thể nhận được những lời chỉ trích thẳng thắn.

Nhưng hãy nhớ, nếu không có phản hồi, bạn sẽ không bao giờ khá hơn, vì bạn không biết làm sao để cải thiện. Bạn sẽ tiếp tục làm những việc theo cách như cũ, nó có thể chưa đúng. Phản hồi có thể không thoải mái nhưng không phải là thứ đáng sợ. Đó chính là chìa khóa để phát triển nghiệp vụ thư ký trợ lý giám đốc của bạn của bạn.

Chúc bạn thành công!

Tìm kiếm: thư ký trợ lý